Hur kan papperskvitton bli ett minne blott inom staten?

Nyheten publicerad: 30 nov 2018

Idag hanterar myndigheterna stora volymer papperskvitton och andra underlag i pappersform. Det skulle spara en stor mängd tid och resurser om det gick att digitalisera dessa flöden.

I början av hösten presenterade Statens servicecenter en förstudierapport om digital kvittohantering på uppdrag av eSams styrgrupp. Förstudien genomfördes under våren 2018 tillsammans med Skatteverket och Ekonomistyrningsverket. Även Arbetsförmedlingen och Riksarkivet deltog i arbetsgruppen.

Syftet med förstudien var att kartlägga förutsättningarna att minska mängden papperskvitton och den manuella hanteringen.

Kvitton och andra underlag delades upp i tre typer:

  • Kvitton som inte är kopplade till utlägg för myndigheten, till exempel kvitton på medarbetares utlägg för friskvård, läkemedel och sjukvård
  • Kvitton som är kopplade till utlägg för myndigheten, som till exempel kvitton för intern representation eller resor
  • Fakturor med manuella underlag och kvitton

Förstudien föreslår olika sätt att arbeta vidare med frågan

Förstudien föreslår olika sätt att arbeta vidare med frågan med målsättningen att öka digitaliseringen, göra besparingar för staten, minska administrationen, bidra till minskad miljöpåverkan samt att öka möjligheterna till intern uppföljning, styrning och kontroll.

Minska inflödet av papperskvitton för medarbetares utlägg

Det finns konkreta åtgärder som varje myndighet kan vidta för att minska hanteringen av papperskvitton. Det kan till exempel vara att medarbetare uppmanas att scanna in kvitton för egna utlägg för till exempel friskvård och läkemedel. Det kan också vara att verka för att leverantörer enbart tillhandahåller elektroniska kvitton.

För att förbereda en sådan förändring föreslås ett myndighetsgemensamt projekt som skulle kunna ledas av Statens servicecenter.

Utnyttja outnyttjad potential för e-handel i staten

En annan möjlighet är att myndigheterna ökar sina elektroniska beställningar. En uppföljning som Ekonomistyrningsverket (en del som numera ingår i DIGG) gjort visar att det finns en outnyttjad potential för e-handel i staten. Om myndigheters inköp i större utsträckning gjordes i form av elektroniska beställningar utifrån upphandlade avtal skulle mängden papperskvitton och manuella underlag kunna reduceras.

Myndigheter har redan krav på sig att göra beställningar elektroniskt. Dessutom kommer en lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling som träder i kraft den 1 april 2019.

DIGG har ansvar för frågor om stöd och standarder för e-handel från den 1 september.

Fortsatt myndighetssamverkan om digital kvittohantering

Idag finns olika lösningar för att hantera kvitton elektroniskt. Det är nödvändigt att komma fram till vilken infrastruktur och vilken standard som ska tillämpas för att framtida digitala lösningar ska vara hållbara och kostnadseffektiva.

Inom det här området föreslås DIGG få ett samordnande ansvar för ett fortsatt arbete i samverkan mellan myndigheter och även med andra aktörer i offentlig sektor som till exempel branschorganisationer och leverantörer.

Nästa steg

Dialog förs mellan eSam, Statens servicecenter och DIGG om hur fortsatta arbeten skulle kunna drivas.

Ta del av förstudien:

Digital kvittohantering - Förstudie eSamPDF

34.203.225.78