Stockholms stad ansluter till arbetet med digital samarbetsplattform

25 feb 2022

Arbetet med att testa möjliga lösningar för en digital samarbetsplattform för offentlig sektor, pågår för fullt i en projektgrupp med 10 myndigheter och ytterligare över 200 organisationer i referensgruppen. Stockholms stad har nu gått in i både styrgrupp och projektgrupp. Vi fick en pratstund med Anders Häregård och Kristina Lundevall.

Varför har ni anslutit till eSams arbete med digital samarbetsplattform för offentlig sektor?


Anders Häregård: - Vi har följt arbetet med digital samarbetsplattform och varit med i referensgruppen under hela tiden. Vi har följt it-driftutredningen för att förstå hur vi ska ta oss an utvecklingen. I och med beslutet att vi inte kan gå in i amerikanskägda molntjänster så behöver vi titta på andra vägval och kompletteringar för vår digitala arbetsplats.

- Men finns fler mervärden än så, vi ser ett stort behov att se hur vi samverkar mellan offentliga verksamheter, myndigheter och regioner. Projektet är ett bra exempel på hur vi kan samverka mellan kommun och myndigheter och hjälpas åt. Därför har samverkan i sig ett stort värde. Stockholms stad har drygt 40 000 medarbetare och har behov av mer moderna verktyg för att kunna hålla effektiva utbildningar och workshops m.m. så det är ännu en sak vi vill få ut av att vara med i det här arbetet.

- Ett perspektiv till är att vi är fullt ut outsourcade och är därför helt beroende av våra leverantörer och att vi därför fokuserar på att vara goda kravställare. En extra stor utmaning för oss eftersom vi har många leverantörer vilket ställer stora krav på samordning, tillägger Kristina.

Stockholms stad har, redan innan de gick in i samarbetet inom eSam, infört säkra digitala möten med legitimation via bank-id och säker digital kommunikation, som är en förutsättning för att sedan kunna lägga den nationella tjänsten säker digital kommunikation (SDK) som ett lager ovanpå.

Har ni någon strategi för nuvarande molntjänster?


Kristina berättar: - Staden är avtalsmässigt uppdelad i två delar för vår digitala arbetsplats; Den pedagogiska där vi använder Microsoft 365 och för övriga förvaltningar och bolag är vi kvar on-prem. Det är alltid svårare att lämna en molntjänst, än att införa en. Det finns kompletterade åtgärder som vi kan genomföra tills vi är i läget att kunna byta till en mer hållbar lösning. Det är ett mångårigt projekt som ska ta hänsyn till nära 200 000 användare och drygt 40 000 medarbetare. Vi måste göra detta på ett klokt sätt, det är inget enkelt beslut att ta så vi behöver vara noga med underlagen.

Efter ert beslut att leta alternativ till Teams och Microsoft 365, vad har ni fått för reaktioner?

- Internt har vi bland annat informerat på intranätet och haft möten med stadens it-chefer, de flesta reaktionerna har varit ”jaja, det där visste vi redan”. Reaktionerna kom snarare något tidigare, i samband med att Schrems II-domen kom, då var det ganska mycket aktiviteter, men de flesta har landat i hur verkligheten ser ut – att vi inte kan använda amerikanska molntjänster. Vi kan inte stå still och vänta på att det löser sig av sig självt. Många är glada att vi tar tag i det och är nyfikna och intresserade av vilka alternativ som finns. Vi har nog behövt stå i väntrummet i två år för att förstå vad det innebär. Det har varit en resa i inställning, mognad och förståelse, berättar Kristina.

Anders gör en jämförelse: - Man kan jämföra det med ett sorgebesked, först vill man inte inse och förnekar att det finns ett problem, sen när insikten kommer så blir man arg. Internt i staden är det oss man blir arg på, men vi får ge dem tid att bearbeta det, sen får vi se vad som är möjligt att göra, och där är vi nu.

Hur kan Stockholms stads deltagande bidra till projektets arbete?


- Vi bidrar med det kommunala perspektivet. Fler kommuner har gått in i Microsoft 365 än de som sitter kvar i något annat. Vi i Stockholms stad har gjort båda delarna. Vi vill använda projektets arbete som en språngbräda för oss och hoppas att våra perspektiv kan vara med att bidra till arbetet med digital samarbetsplattform som är relevant för fler i den offentliga sektorn, avslutar Kristina.