Nyhetsbrev från eSam

Februari 2023

Den viktigaste faktorn för digitaliseringen - en eller flera?

I slutet av februari träffades eSams styrgrupp hos Riksarkivet. Medlemmarnas generaldirektörer diskuterade bland annat vad de bedömer är de viktigaste frågorna att lösa, för digitaliseringen av offentlig sektor. Vilka frågor är helt avgörande för att kunna driva den fortsatta digitaliseringen? Svaret är såklart ingen enkel sak att komma fram till. Det är många faktorer som påverkar, inte minst omvärldsläget och behoven inom offentlig sektor tillsammans med andra stora trender såsom användningen av modern teknik bland mycket annat.

Under förmiddagen presenterades ett arbete om förutsättningar för och behov av digitala möten mellan myndigheter och privatpersoner, Försäkringskassans strategiska prioriteringar på samma område samt Riksarkivets syn på förutsättningarna för långsiktigt bevarande av data.

DIGG är adjungerade i eSam och Generaldirektör Anna Eriksson beskrev de områden som DIGG prioriterar för närvarande. Det blev en spännande och viktig diskussion om förutsättningar, styrning och samarbete. Resultatet från styrgruppsmötet sammanfattas nu och utgör grunden för inriktningen i det kommande arbetet i samverkansprogrammet.

Styrgruppen kunde också välkomna två nya myndigheter som medlemmar i eSam - från 1 mars deltar Kemikalieinspektionen och Arbetsmiljöverket i eSam och därmed har eSam 36 medlemsmyndigheter.

Till sist hoppas jag att du gillar formen på vårt nyhetsbrev, kom ihåg att anmäla din prenumeration.

Fia Ekelöf kanslichef eSam

Ny vägledning; Arkitekturstyrning

Målet med vägledningen är att ge eSams medlemmar stöd för att utveckla en effektiv arkitekturstyrning i den egna myndigheten, alternativt verifiera och kvalitetssäkra ett existerande arbete. Vägledningen beslutades av eSams styrgrupp den 24 februari.

Det senaste året har flertalet medlemsmyndigheter arbetat med att se hur en funktion för arkitekturstyrning - ofta kallad Enterprise Architect (EA) funktion - kan etableras i en myndighet. Myndigheter som har eller är i färd med att etablera en sådan funktion, delar med sig av framgångsfaktorer i den här vägledningen.

Vägledningen beskriver centrala beståndsdelar i en välfungerande arkitekturstyrning för att en myndighet ska kunna nå mål och uppdrag på ett effektivt och hållbart sätt. Beståndsdelarna beskrivs som arkitekturförmågor, som var och en behöver implementeras och som tillsammans utgör en komplett helhet för en EA-funktion.

Myndigheter har varierande förutsättningar, som t.ex. resurser, ekonomi och kompetens för att kunna realisera förmågorna i organsiationen. Roller och funktioner som nämns i vägledningen kan - och måste - utformas och resurssättas utifrån de egna förutsättningarna. Detsamma gäller de styrformer som vägledningen beskriver. Arbetsgruppen har gjort avvägningar för att hålla vägledningen generisk utan att vara för detaljerad, så att den kan vara till nytta för så många som möjligt.

Det är vanligt att enbart de mer operativa förmågorna som ska säkerställa att man ”gör saker rätt" finns på plats i början. Utgår arbetet från dem, kan arbetet sedan fortsätta med att utveckla och få de mer strategiskt/taktiska förmågorna, som säkerställer att man ”gör rätt saker”, på plats.

Oavsett myndighetens storlek eller förutsättningar, så behöver i vilket fall samtliga arkitekturförmågor som beskrivs i vägledningen vara etablerade till viss grad, för att man ska ha en funktionell arkitekturstyrning.

Temamöte designsystem

Den 17 januari arrangerade eSam ett temamöte kring designsystem där Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, CSN, Skatteverket och Kronofogden presenterade hur de har tagit fram designsystem för myndigheten.

Deltagarna konstaterade att det finns ett stort intresse att fortsätta utbyta erfarenheter och se om det finns ytterligare områden för samarbete. Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen har inlett ett gemensamt behovsdrivet arbete med designsystem där resultatet kan återanvändas av alla myndigheter. Den 16 februari samlades intresserade myndigheter för fortsatt erfarenhetsutbyte. Deltagarna diskuterade bland annat:

  • Hur kan man samarbeta kring designsystem och i sådana fall kring vad?
  • Hur används öppen källkod?
  • Kan vi dela insikter?
  • Hur har man organiserat sitt arbete med designsystem?
  • Hur ser kopplingen ut till agil utvecklingsteknik?
  • Kan vi samarbeta kring designriktlinjer?

Utbytet fortsätter under våren med fler tillfällen för diskussioner.

Omvärldsanalys - fortsatt arbete

eSam har tagit fram en första gemensam trendanalys genom en sammanslagning av Skatteverkets och Trafikverkets arbeten under 2022.

 I december 2022 genomförde eSam ett temamöte kring metodik för omvärldsbevakning och omvärldsanalys. Skattverket, Trafikverket, Bolagsverket och DIGG presenterade sina respektive arbetssätt och resultat. Intresset för omvärldsanalys är stort bland medlemmarna och i slutet av januari hölls en workshop för att diskutera möjliga samarbeten. Under våren 2023 kommer en arbetsgrupp att ta sig an hur man gemensamt kan identifiera trender, dela underlag och resultat med varandra på ett systematiskt sätt samt sprida resultat i en vidare krets.

Vissa trender är gemensamma för alla myndigheter och genom samarbete kan vi undvika dubbelarbete. Flera myndigheter saknar egen förmåga att genomföra omvärldsanalyser varför vi knyter en referensgrupp till arbetet, där deltagarna kan ta del av gemensamma insikter och bidra i analysen av konsekvenserna för myndigheterna, som olika trender för med sig.

Vägledningen för innovation - självskattning hos Riksarkivet

Under våren 2022 tog eSams innovationsgrupp fram en vägledning för innovationsarbete i en myndighet. Vägledningen beskriver vilka förmågor som en myndighet behöver, för att vara innovativ och beslutades av eSams styrgrupp i juni 2022.

Under hösten arbetade innovationsgruppen vidare med att konkretisera ett stöd för medlemmarna i hur vägledningen kan användas i myndigheten. Stödet är ett självskattningsverktyg med en instruktion för hur arbetet kan genomföras för att identifiera vilka förmågor som den egna myndigheten bör stärka.

Riksarkivet har använt självskattningsverktyget genom att genomföra ett antal aktiviteter i organisationen med diskussioner kring myndighetens aktuella förmåga, vilka förmågor som är prioriterade att stärka samt hur kan man stärka de prioriterade förmågorna inom verksamhetsåret.

Erfarenheterna från Riksarkivets arbete fångas nu upp av innovationsgruppen för att justera stödet, i nästa steg distribueras det till eSams medlemmar.

eSams hackaton 29-31 mars

I mars går eSams hackaton av stapeln med Pensionsmyndigheten som värd. Lagen som består av deltagare från eSams medlemsmyndigheter, väljer mellan fem teman: kundnytta, datadrivet arbetssätt, effektiv verksamhet, gemensam riktning för säker digital transformation samt jämställdhet, mångfald och inkludering.

Vid 2022 års hackaton var Kronofogden värd och då deltog över hundra personer som bildade cirka 20 lag. De arbetade fram innovativa lösningsförslag på upplevda samhällsproblem utifrån ett antal teman. Två av förslagen från hackatonet gick vidare till genomförande under innevarande verksamhetsår.

Det finns ett särskilt fokus på att fånga upp förslagen inom eSams verksamhetsplaneringsprocess eftersom hackaton är ett bra tillfälle att fånga upp behov av samverkan mellan medlemmarna. Under april och maj värderas vilka initiativ som kan prioriteras för genomförande under kommande verksamhetsår.

Sista anmälningsdagen för lag från medlemsmyndigheterna är den 15 mars och information finner du på esamverka.se Länk till annan webbplats.

Uppdaterade villkor för it-avtal

eSam har de senaste åren arbetat för att tillhandahålla stöd till medlemmarna i arbetet med att formulera juridiskt hållbara och affärsmässigt gynnsamma villkor i it-avtal.

Den 24 februari fattade eSams styrgrupp beslut om uppdaterade villkor på it-avtalsområdet. De senaste åren har de juridiska arbetsgrupperna tagit fram en övergripande vägledning om it-avtal, en vägledning om programvarulicensiering, ett antal allmänna villkor (it-konsulttjänster, it-drift, it-support, it-projekt, agila it-projekt) samt huvudavtalsmallar för motsvarande områden. It-villkoren har tagits fram löpande vilket medfört omotiverade olikheter.

Utgångspunkten för det senaste arbetet har varit att ensa utformningen och komplettera med nya materiella regleringar där vi i senare avtalsvillkor gjort ett annat vägval om att reglering ska inkluderas. Därutöver har vi gjort vissa överväganden om sakändringar efter diskussion i eSams it-avtalsgrupp.

eSam har också genomfört ytterligare en utbildning. Den 15 februari fick våra medlemmar en guidning i eSams huvudavtalsmallar av advokat Christina Wikström. Intresset var stort med ca 100 deltagare från våra medlemmar.

Stordataanalyser och datasjöar

Stordataanalyser och datasjöar framhålls ofta som en viktig förutsättning för att stärka det datadrivna arbetssättet. Vi har publicerat en promemoria som belyser innebörden av begreppen stordataanalyser och datasjöar. Det finns en beskrivning av de rättsliga förutsättningarna för stordataanalyser och datasjöar samt möjligheter och utmaningar för myndigheter som vill arbeta med detta.

Promemorian kommer till slutsatsen att ett genomförande av en stordataanalys kräver mycket god kontroll av vilka uppgifter som behandlas och för vilka syften, samt förmåga att hantera förvaltningsrättsliga krav. Detsamma gäller vid inrättandet av en datasjö, vilket kan vara en utmaning då en datasjö är tänkt att också kunna innehålla ostrukturerat material. Gemensamt för flera av de rättsliga förutsättningarna i promemorian, är att de förutsätter struktur. Krav på bland annat gallringsfrister, uppgiftsminimering, ändamålsbegränsning, adekvat skydd efter informationsklass och tillgänglighet, ställer krav på ordning och kontroll. Det innebär att det behöver finnas en struktur även för det ostrukturerade materialet.

Utifrån de rättsliga förutsättningarna är bedömningen att myndigheters möjlighet att inrätta en datasjö som uppfyller regelverken, är mycket begränsad. Möjligheten att genomföra stordataanalyser begränsas också av de rättsliga förutsättningarna. Eventuellt skulle en tydligare reglering kring uppdrag och ändring av ändamålsbestämmelser i registerförfattningar, kunna skapa möjlighet att genomföra sådana analyser.

Innehållsförteckning

Fler nyhetsbrev

Maj 2024

Utvecklingen tar inte semester...
... men juni står trots det för dörren och semestertiden är snart här. Innan dess ska vi avsluta eSams verksamhetsår och styrgruppen ska besluta om en ny plan på årsmötet i mitten av juni. Ni som deltog på eSams resultatmöte den 27 maj fick ta del...

April 2024

AI, AI, AI... å ena sidan möjligheter, å andra sidan utmaningar
Inom eSam har vi kartlagt några medlemmars tänkta behov av AI-lösningar för att få en bättre bild av det samlade behovet. Vi ser att i takt med att kunskapen om tekniken ökar, blir behoven fler och delvis annorlunda, samtidigt som potentialen bedö...