Mars 2025

I planeringen av det kommande verksamhetsåret inom eSam, beslutade styrgruppen om fyra inriktningar som ska stärka arbetet med en säker och hållbar digitalisering.

I början av mars samlades eSams styrgrupp hos Pensionsmyndigheten i Skofabriken, för årets första möte. Mötet var startskottet för de 41 medlemsmyndigheternas planering inför ett nytt verksamhetsår med fortsatt stort behov av samordning inom digitaliseringsfrågor. Bland annat diskusterades AI-samarbeten, strategiska initiativ inom ENA2030 och utvecklingen av en säker statlig IT-drift.

En viktig punkt var beslut om verksamhetsmål och fyra strategiska inriktningar för perioden 2025-2026. Inriktningarna är:

• Säker digitalisering: Fokus på robusthet och digital suveränitet i en tid av stora förändringar i omvärlden, ökande cyberhot och nya regulatoriska krav.
• AI-användning: Utveckling av säkra och hållbara AI-lösningar för effektivisering och innovation.
• Datahantering och interoperabilitet: Främja säkert datautbyte och implementering av EU:s dataakt.
• Användning av gemensamma lösningar för medborgarnära tjänster: Vidareutveckling av digitala möten och användning av den digitala infrastrukturen för förbättrad medborgarservice.

I en snabbt föränderlig omvärld och med stora förväntningar från regeringen är eSam en viktig pusselbit för att samordna aktiviteter som rör offentlig sektors digitalisering.

Christina Nordin som är generaldirektör på Jordbruksverket säjer efter mötet:

- Det händer så väldigt mycket på digitaliseringsområdet just nu, inte minst kopplat till användningen av AI. Jag ser goda möjligheter för oss att samarbeta i detta, både att dela framtagna lösningar med varandra men också att klargöra förutsättningar. Det händer ju väldigt mycket i omvärlden som även påverkar oss i vårt digitaliseringsarbete. Att vi kan samverka kring säkra lösningar tror jag ökar kvaliteten i vårt arbete.

- Vi är ju 41 unika myndigheter, med våra olika uppdrag, men det finns många frågor vi kan samarbeta inom. För egen del vill jag gärna lyfta fram arbetet med AI där vi verkligen kan lära av varandra och dela kunskap och lösningar, avslutar Christina.

Nu fortsätter arbetet att konkretisera hur de beslutade inriktningarna ska omsättas i gemensamma aktiviteter utifrån medlemmarnas behov. I mitten av juni beslutar styrgruppen om en ny plan för eSam, som träder i kraft den 1 juli när nästa verksamhetsår startar.

Tredje iterationen är igång och den här gången kikar arbetsgruppen på om AI kan användas för att ge den enskilde individen en AI-stödd vägledning i den digitala kontakten med myndigheter.

Den första prototypen togs fram under 2024 och består bland annat av över 400 länkar till information och tjänster för privatpersoner, på webbplatser hos eSams medlemmar. I prototypen utgår navigeringen på första nivån från ämnesområden men för att ge bra service och hålla hög tillgänglighet, så behövs även vägledning.

Att bygga vägledning för en enskild individ är oerhört komplext varför arbetsgruppen har gjort en begränsad PoC för att kunna testa vägledning med hjälp av generativ AI. Idén är att erbjuda vägledning med stöd av AI för att minska myndigheternas eget redaktionella arbete, utöver det på sin egen webbplats. Arbetet rapporterades till eSams styrgrupp som beslutade om fortsatt arbete i november 2024, då även civilminister Erik Slottner var på plats och fick ta del av informaionen. I första iterationen byggdes en prototyp på området ta B-körkort som omfattade 35 myndighetssidor med publik information.

I den nuvarande fasen fokuserar arbetsgruppen på området bostadsförmåner som är ännu liter mer komplext. Analysen ska identifiera nyttor och skillnader i vägledning och även försöka hitta en möjlig struktur för AI-stödd vägledning.

- Med tanke på att det här området berör flera myndigheter kan komplexiteten öka för individen varför eventuella risker ingår i analysen, säger Eric Thorén som är färdledare på Skatteverket.

eSams medlemmar kan vid några tillfällen under våren använda ett tillfälligt AI-labb med en plattform där det går att skapa AI-assistenter utifrån en angiven kunskapsbas.

Det utforskande arbetet i det tillfälliga AI-labbet ger myndigheterna tillgång till en plattform för att skapa AI-assistenter utifrån en angiven kunskapsbas som t.ex. kan vara ett dokument, t.ex en riktlinje, eller länkar till webbplatser i labbet. AI-assistenterna svarar endast på frågor som finns i den angivna kunskapsbasen. Vid upphandlingen av plattformen har det inte ställts några särskilda säkerhetskrav, varför endast öppen eller offentlig information kan användas.

Deltagarna i labbet rekommenderas att arbeta enligt ett särskilt arbetssätt:

1. Definiera verksamhetsscenarios för utvärdering
2. Identifiera och förbered data som ska användas i plattformen
3. Definiera utvärderingskriterier för respektive scenario
4. Genomför det utforskande arbetet utifrån definierade scenarios och utvärderingskriterier
5. Analysera och dokumentera resultatet och skapa ett underlag som kan användas inom myndigheten för beslut om hur fortsatt arbete kan ske

Fem myndigheter labbar i den första perioden

Tullverket, Domstolsverket, Försäkringskassan, Livsmedelsverket och eHälsomyndigheten har labbat under 6 veckor fram till den 14 mars med en bred palett av scenarios:

• Klassificera varor enligt tullkoder
• Intern chattbot för it-support
• HR-frågor
• Frågor relaterat till servicedesk eller intern service
• Avtalstolkning
• Frågor från medborgare om graviditet och livsmedel
• Omvärlds och framtidsanalys

Myndigheterna enades om en gemensam utvärderingsmodell för att kunna jämföra resultaten, vilket är samma modell som Skatteverket använde vid utvärderingen av CoPilot.

Reslutat från första omgången

Resultatet har varit positivt, bedömningen är att de scenarios som ingått i labbet kan bidra till en ökad effektivitet. I scenariet som rör servicedesk beskrivs t.ex. hur medarbetare kan använda en AI-assistent för enklare frågor i stället för personlig kontakt med servicedesk vilket frigör tid för servicedesk att hantera mer kvalifierade uppgifter.

Myndigheterna har testat olika stora språkmodeller som grund för konversationen i AI-assistenterna, t.ex. GPT 4o och Llama och en reflektion är att det finns kvalitetsskillnader mellan modellerna, beroende på scenario.

En generell reflektion är att AI-assistenter håller tillräcklig kvalitet för att hantera frågor internt inom organisationen. Om de ska användas externt i kontakten med myndighetens målgrupper, behöver assistenterna finputsas ytterligare. Beroende på scenario kan man även behöva finkalibrera modellen för att den ska förstå verksamhetsspecifika ord.

Fortsatt arbete

Fyra av de fem myndigheterna gör bedömningen att de behöver fortsätta arbeta med att förtydliga hur man kan utveckla lösningar som kan användas inom organisationen. Två av myndigheterna har redan kontakt med en leverantör för att etablera en lösning.

Erfarenheter från själva labbverksamheten:

• Det har varit ett bra upplägg för att bedriva ett utforskande arbete under en begränsad tid. Ca 2 veckor ytterligare hade gett grupperna möjlighet till att paketera resultatet på ett bättre sätt.
• Under labbperioden har grupperna haft veckovisa möten för erfarenhetsutbyte, vilket har varit värdefullt för att utbyta tankar och erfarenheter mellan myndigheterna.
• Information/data är inte alltid i en form som gör att den kan användas i AI-lösningar - “AI-ready” - det är något som myndigheter skulle behöva arbeta med generellt.
• Organisationen för att utveckla, använda och förvalta AI-assistenter inom en myndighet skiljer sig från ordinarie utveckling och det behöver utredas vidare.

Myndigheterna som ingick i den första perioden kommer att fortsätta samverkan kring hur man lämpligast organiserar sig för att hantera AI-assistenter inom organisationen.

Nästa period för AI-labb

Period 2 av AI-labbet inleds den 31 mars och avslutas den 23 maj. Så många som 17 myndigheter ingår i period 2: Naturvårdsverket, Statens serviceccenter, IVO, Folkhälsomyndigheten, CSN, Boverket, SCB, Pensionsmyndigheten, Skolverket, UHR, Migrationsverket, SPV, Kemikalieinspektionen, Tillväxtverket, Riksantikvarieämbetet, Länsstyrelserna och Rättsmedicinalverket.

Kontaktperson på eSams kansli är Mikael Österlund Länk till annan webbplats.

Vad händer om en it-kris slår till, är din myndighet redo att agera snabbt och effektivt? Inom kontinuitetssamarbetet har medlemmarna tagit fram ett spel för att testa sin förmåga till verksamhetskontinuitet.

Spelet är tänkt att ge insikter hos en it-ledningsgrupp, om hur viktigt det är att ha en god dialog med verksamheten om gemensamma krav och prioriteringar. Arbetsgruppen framhåller även MSBs uppmaning till statliga myndigheter, att öva kris i ett bredare perspektiv än bara ransomware-attacker. I spelet finns en bred palett av kris-scenarion, exempelvis geopolitiska it-kriser och stora driftsättningsproblem med stor medial uppmärksamhet som konsekvens.

Inom eSams kontinuitetssamarbete finns sedan tidigare en ledningsgruppsövning som fortfarande kan genomföras, den hänger ihop med det nya spelet och ger ett mervärde för myndighetens förmåga till kontinuitet i verksamheten. Det rekommenderas varmt att både göra ledningsövningen och spela spelet, men övningen är inget krav för att kunna spela kontinuitetsspelet, berättar Erik Enocksson som är ansvarig för it-säkerhetsområdet på eSams kansli.

Tycker man de scenarion som ingår är för enkla, kan spelgruppen välja att spela det på en högre svårighetsnivå. En kommentar från en medlemsmyndighet som har testat spelet under utvecklingen: - Att de scenarion vi spelade, inte fanns med i vår tidigare kontinuitetsplan gav spelet ett ännu större värde för oss.

eSams medlemmar har tillgång till spelunderlaget på det gemensamma intranätet.

Står organisationen i begrepp att upphandla eller utkontraktera en it-förmåga som exempelvis en molntjänst, finns det många kritiska frågeställningar att analysera. Den nya rapporten ger stöd i analyserna.

eSams molngrupp har tagit fram rapporten både för dig som arbetar med analyser av molntjänster på en myndighet och för dig som ska fatta beslut.

- Vi vet att det är komplext att analysera en molntjänst, det är ett arbete som tar mycket tid i anspråk och som kräver både bred och djup kompetens, säger Erik Carlsson, som är ordförande för eSams molngrupp. - Den här promemorian ger en bra överblick av ett sådant arbete, sen kommer man behöva fördjupa sig i vissa delar, exempelvis de rättsliga, och då finns annat stödmaterial hos eSam att använda sig av, konstaterar Erik.

Syftet är att ge en överblick av kritiska moment i analysarbetet som ofta innebär många olika överväganden, bland annat:

• Identitetshantering. Nästan alla molntjänster har en inloggningsfunktion som
  myndigheter behöver hantera.
• Informationshantering. En kritisk grundförutsättning för hur myndigheter kan
  nyttja molntjänster är att informationen värderas och skyddas utifrån
  konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet.
• Kontinuitet. Myndighetens verksamhetskontinuitet måste säkerställas vid
  utkontraktering, även utifrån ett totalförsvarsperspektiv.
• Tekniska skyddsåtgärder. Som skydd mot säkerhetsincidenter behöver
  myndigheten vid en anskaffning och utkontraktering säkerställa rätt ställda krav
  runt tekniska skyddsåtgärder.
  

Rapporten tar även upp en rekommenderad arbetsmetodik som stöd vid analys av
molntjänster. Att arbeta med tvärfunktionella analysgrupper som kombinerar juridisk,
teknisk och strategisk kompetens ger ett bra stöd för myndigheten i sin bedömning.

- Med tanke på de snabba förändringarna i omvärlden just nu, tror jag det är väldigt viktigt att myndigheter gör genomarbetade bedömningar där just exit-planering och flyttbarhet blir ordentligt analyserade, avslutar Erik Carlsson.

Läs Rapporten Att analysera molntjänster - några överväganden Pdf, 932.6 kB.