Nyhetsbrev från eSam
November 2022
AI-lösningar och fokusområden för fortsatt digitalisering
November har varit en intensiv månad då vi bland annat har hållit flera spännande temamöten, publicerat nya huvudavtalsmallar och ett par avslutande leveranser från projekt digital samarbetsplattform för offentlig sektor. Det projektet är nu avslutat men vi har samtidigt startat nya projekt som fokuserar på andra typer av molntjänster. I slutet av månaden hade vi styrgruppsmöte i eSam, i SIDAs fina lokaler i Ursvik. Styrgruppen diskuterade bland annat prioriterade fokusområden för fortsatt digitalisering inom offentlig sektor och fick ta del av tre medlemmars AI-tjänster. Det var inspirerande och intressanta lösningar som kan ge direkta effektiviseringar i verksamheterna!
Nu tar vi sats inför årets sista månad och hoppas på fler intressanta resultat av vårt samverkansarbete.
Ytterligare stöd vid avtalsskrivning – mallar för huvudavtal
I september berättade vi om att eSam var i sluttampen av arbetet med att ta fram
huvudavtalsmallar som ett komplement till de avtalsmallar som redan är publicerade, det
arbetet är nu slutfört. Syftet är att erbjuda stöd i arbetet med att formulera juridiskt
hållbara och affärsmässigt gynnsamma villkor. Det finns sedan tidigare en övergripande
vägledning om it-avtal, ett antal allmänna villkor (it-konsulttjänster, it-drift, it-support, it-projekt, agila it-projekt) samt en vägledning om programvarulicensiering.
Huvudavtalsmallarna med tillhörande kommentarer, kan med fördel användas när
myndigheten inte själv har någon huvudavtalsmall eller den av någon anledning inte
passar för ändamålet.
Slutleverans i projektet digital samarbetsplattform för offentlig sektor
Det var full aktivitet på eSams avslutningskonferens Framtidens digitala samarbetsverktyg den
24 november, när projektet digital samarbetsplattform för offentlig sektor – dSam -
presenterade sitt slutresultat. Ungefär 200 deltagare kunde både lyssna till intressanta
talare och nätverka med leverantörer på minimässan i Kista Science City
Nils Öberg, Försäkringskassans generaldirektör, öppnar konferensen
- Vi måste säkra våra samhällsbärande funktioner mot cyberangrepp och minska vårt beroende av ett fåtal tjänsteleverantörer, det gör oss väldigt sårbara. Vår digitala
infrastruktur måste kunna möta upp höga krav på driftsäkerhet, robusthet och digital
suveränitet. Det dSam har åstadkommit är ett paradigmskifte, där vi som ett samlat
offentligt Sverige går ut på marknaden med en gemensam kravställning för våra specifika behov, istället för att vi anpassar oss till de lösningar som finns. Jag tror att det kommer skapa förutsättningar för konkurrens och driva innovation som vi kommer ha nytta av, säger Nils Öberg.
Under dagen fick vi se flera föreläsare från organisationer inom offentlig sektor som
delade sina erfarenheter. På plats fanns även gästföreläsare från det tyska
regeringskansliet som talade om tyska statens arbete med digital suveränitet.
Ett framgångsrikt arbete i tre delar
Arbetet med digital samarbetsplattform har bedrivits som ett projekt i tre delar, av medlemmar i eSam och startade i juni 2021. Redan från start har det varit ett oerhört
högt tempo i arbetsgruppen med specialister från 14 myndigheter och Stockholms stad samt en referensgrupp med över 170 organisationer inom offentlig sektor. Projektet har
levererat långt över de förväntningar som eSams styrgrupp hade när arbetet startade.
Del 1 omfattade att analysera alternativ till Skype och Teams som uppfyller de
funktionella och legala kraven från offentlig sektor. Del 2 gick ut på att undersöka hur de alternativ som projektet fann, faktiskt fungerade. I samband med konferensen
levererades del 3 som är den avslutande dokumentationen och omfattar ett modernt arbetssätt, projektets egna tester av federation mellan olika lösningar och hur man formulerar en strategi och målbild för arbetet med moderna samarbetslösningar. Sedan tidigare finns ett stöddokument för att kunna göra en egen PoC – proof of concept - och en
kravspecifikation. All dokumentation finns på esamverka.se
Tvärfunktionell och agil samverkan sparade 4500 arbetstimmar
En nyckel till framgång i dSam har varit att arbeta agilt med tvärfunktionell kompetens, i
samverkan med flera myndigheter. dSam är ett utmärkt exempel på ett samarbete som
bidragit till att spara både tid och pengar, när projektet med gemensamma krafter och
kompetens på ett effektivt sätt tagit fram viktiga resultat som fler kan använda och ha
nytta av.
Exempelvis har cirka 4 500 arbetstimmar kunnat sparas genom att göra arbetet
tillsammans, jämfört med om de deltagande myndigheterna hade gjort arbetet var och en
för sig. Arbetsgruppen har själva använt sig av molntjänster för samarbete och gjorde
därför gemensamma bedömningar avseende informationsklassificering, juridik,
arkitektur, användarhandbok med mera. Det bekräftar också att det är viktigt och värdeskapande med samverkan mellan myndigheter och andra inom offentlig sektor.
I nära samverkan med kommuner
Anders Häregård, verksamhetsstrateg på Stockholm stad talade på konferensen bland
annat om federering. Att olika organisationer ska kunna använda olika chattverktyg och
ändå kunna jobba effektivt tillsammans genom att verktygen använder en gemensam
standard.
- Det har varit väldigt viktigt att vara fler i dialogen med leverantörerna, det gör det lättare att prata om vilka krav och behov som finns. I arbetsgruppen fanns bred och djup kompetens så det var lätt att få svar på de frågor som dök upp. Inom Stockholm stad har vi använt några av de mallar som togs fram i dSam-projektet, exempelvis en enkät som vi skickade till en testgrupp. Vi har haft väldigt kul i projektgruppen! Det är viktigt när man gör något som är
utmanande och osäkert, säger Anders.
Ulf Timerdahl är verkställande tjänsteperson på Sambruk, en ideell förening för kommuner och regioner. Ulf var en av många gästföreläsare på konferensen och berättade att de vid
start var 11 kommuner som krokade arm för att samverka och idag är snart hälften av Sveriges kommuner medlemmar i Sambruk.
- Vi ser det som en möjlig väg att gemensamt vidareutveckla och förvalta resultatet från dSam tillsammans inom offentlig sektor. Inom kort kommer vi att ha ett första större möte om gemensamma digitala samarbetsverktyg och vi ser att intresset och uppslutningen är större än väntat vilket är mycket positivt!
Full aktivitet hos leverantörerna i utställningen
Den inspirerande och energigivande konferensen avslutades av Katrin Westling Palm,
Skatteverkets generaldirektör och ordförande i eSam, Sofia Ekelöf, kanslichef för eSam
och Peter Nordström, molnstrateg på Skatteverket. Peter reflekterar över dagen:
- När jag kom in på mässan blev jag så glad att se alla leverantörer på plats i montrarna där samtal pågick för fullt med nyfikna kollegor, det bevisar att det finns alternativ! Det var roligt att få presentera dSams resultat på det här sättet med en avslutningskonferens, jämfört med att bara lämna en slutrapport. Att få känna, klämma och insupa känslan av att projektet har lyckats, görs bäst "live"! För våra deltagare är den här konferensen viktig, budskapet är tydligt, det finns ingenting att vänta på, marknaden har anpassat sig och kan leverera.
- Vi har några myndigheter som börjat nyttja dessa samarbetslösningar med goda resultat
och jag är säker på att alla kommer ta med sig känslan av att 80 procent av jobbet redan
är gjort och att man nu kan gå vidare på sin myndighet, med hjälp av det stödmaterial
som projektet dSam tagit fram, avslutar Peter.
Detta händer nu
Nu börjar en ny fas med avrop och upphandlingar av digitala samarbetsverktyg för att förbättra den digitala arbetsplatsen. Ambitionen med dSam har även varit att ge offentliga myndigheter och organisationer ett metodstöd inför sin egen resa i förflyttningen då ingen myndighet eller organisation är den andra lik. Alla är unika och har en egen resa framför sig. Inom eSam fortsätter nu analyserna av tjänster för HR- och kommunikationsverksamheterna, enligt samma metod som för samarbetsplattformarna.
Del av projektgruppen tillsammans med eSams ordförande Katrin Westling Palm
Konferensen och minimässan arrangerades av eSam, Stockholms stad och
Kista Science City. Ta del av resultatet och stödmaterial från projektet Digital
samarbetsplattform - eSamverka
Aktiviteter för ökad kunskap om säkerhetslagstiftning
En av eSams aktiviteter under hösten är att höja kunskapen om säkerhetslagstiftning i det breda perspektivet och hur de olika lagstiftningarna förhåller sig till varandra.
I oktober kunde våra medlemmar lyssna till en föreläsning med Säkerhetspolisen som berättade om säkerhetsskyddslagstiftningen och bland annat beskrevs vilka verksamheter som omfattas, vad som ska skyddas, säkerhetsskyddsklassificering, säkerhetsskyddsåtgärder med mera.
Under november anordnade vi två temamöten; Integritetsskyddsmyndigheten berättade om GDPR och informationssäkerhet och deltagarna guidades genom ansvarsskyldigheter, säkerhetsbestämmelser i GDPR, om personuppgiftsbehandling och säkerhetsåtgärder. IMY kom även in på incidenthantering och konsekvensbedömningar. Vid det andra tillfället berättade Försvarshögskolan om det breda ämnet beredskapslagstiftning och deltagarna fick en genomgång i totalförsvar, skillnaden mellan skärpt och högsta beredskap, beredskapslarm, krigsförklaring och fullmaktslagar.
I december kommer ytterligare ett tillfälle, denna gång presenterar Myndigheten för samhällsskydd och beredskap om deras perspektiv av lagstiftningen inom säkerhetsområdet