Nyhetsbrev från eSam

Oktober 2023

Full aktivitet inom AI

Det finns ett stort intresse bland eSams medlemmar att utforska användningsområden för artificiell intelligens. Vi läser dagligen om vilka möjligheter som nu växer fram tack vare AI, samtidigt som det lätt att fastna i hinder och oklarheter. Därför är det spännande med arbeten där vi praktiskt testar lösningar för att gemensamt bli klokare. Ett område där några medlemmar nu ska testa en praktiskt lösning i sina respektive verksamheter, handlar om en AI-baserad tolklösning. Planen är att göra en POC - proof of concept - där lösningen ska testas med påhittad data från myndigheter som deltar i arbetet.

Ett annat område där eSams medlemmar testar och utvecklar lösningar i samverkan, är molnlösningar. Under hösten har molngruppen bedömt en molntjänst genom ögonen på en fiktiv myndighet för att testa hur man kan göra analyser av molntjänster rent praktiskt. Resultatet är stommen till ett frågebatteri och en arbetsprocess som kan användas av den myndighet som ska analysera laglighet och lämplighet i en molntjänst. Läs mer om detta och mycket mer i månadens nyhetsbrev.

Fia Ekelöf kanslichef eSam

Minister på besök hos eSams styrgrupp

Civilminister Erik Slottner som i regeringen ansvarar för bland annat digitaliseringsfrågorna, gästade styrgruppens möte i början av oktober. Han berättade bland annat om att en AI-kommission ska inrättas.

Ministern presenterade vad regeringen arbetar med på området och vilka behov de har kunnat identifiera. Bland annat tar man fram en ny, konkret och mätbar digitaliseringsstrategi och planer för en AI-kommission.

- Digitaliseringen medför många möjligheter som vi ska ta vara på, framhöll ministern, inte minst inom hälso- och sjukvårdssektorn.

I det fortsatta samtalet ville ministern få generaldirektörernas syn på vad som ytterligare kan stärka digitalisering i offentlig sektor.

- Det behövs mer styrning, mer pengar och bättre reglering på digitaliseringsområdet, menade Clas Olsson, Ekonomistyrningsverkets generaldirektör som utvecklade sitt resonemang och konstaterade att Sverige i många delar har en väldigt bra digital infrastruktur och medborgare som i hög utsträckning använder digitala tjänster, men för att offentlig sektor ska bli bättre måste det dels bli en tydlig satsning från regeringen, dels behövs en översyn av regelverken.

Andra konstaterade att digitalisering länge har ansetts vara ett sätt att effektivisera, men att de stora effekthemtagningarna redan är gjorda – nu handlar det om att förvalta och byta ut gamla system. Det är kostsamt och ger inga stora nyttor. Flera i styrgruppen vittnade om stora behov av att inom kort byta gamla it-system vilket kräver stora investeringar.

På mötet diskuterades också behovet av förändrade regelverk, inte minst vad gäller registerförfattningar och ändamålsbestämmelser som inte stödjer dagens digitala lösningar. I samtalet lyftes också behovet av att ny lagstiftning formuleras så att den ska vara möjlig att digitalisera; Om offentlig sektor ska utforma smarta tjänster och effektiva lösningar, måste den lagstiftning som formuleras nu, kunna implementeras digitalt.

Ministerns besök uppskattades och styrgruppen ser fram emot en fortsatt dialog

Kustbevakningen och Finansinspektionen i eSam

Generaldirektörerna berättar om tankar och förväntningar på samverkan inom eSam, som nu har 38 medlemsmyndigheter.

Vid styrgruppsmötet i oktober välkomnades Finansinspektionen och Kustbevakningen som nya medlemmar i eSam.

Lena Lindgren Schelin, som är Kustbevakningens generaldirektör berättar:

- Vi är mitt inne i en digital transformation där teknikutvecklingen går så snabbt att regel- och verksamhetsutveckling inte alltid hänger med. Många myndigheter har utmaningar med att digitalisera sin verksamhet på ett rättssäkert, uthålligt och verksamhetsbefrämjande sätt. Vi har helt enkelt svårt att ta tillvara den digitala utvecklingens möjligheter fullt ut.

- Genom att samla myndigheter och ta oss an gemensamma utmaningar, finns stor potential i att dels komma snabbare framåt, dels i att vi använder statens resurser på en ansvarsfullt och effektivt sätt. Givet det försämrade säkerhetsläget tror jag att en av de viktigaste frågorna framåt för oss myndigheter, är att rusta oss för att möta nya utmaningar i cyberdomänen – klarar vi det, stärker vi vår uthållighet enskilt och tillsammans, vilket också bidrar till att stärka vårt totalförsvar, avslutar Lena.

Daniel Barr var tidigare generaldirektör på Pensionsmyndigheten och återvänder nu till eSams styrgrupp som generaldirektör för Finansinspektionen. Han har därför en väldigt klar bild över vilka mervärden medlemskapet för med sig:

- Ett av myndighetens strategiska områden är att vara en effektiv myndighet som tar tillvara digitaliseringens möjligheter. Samverkan med andra myndigheter i eSam hjälper oss med detta.

Ny ordförande i eSams molngrupp

Erik Carlsson, Pensionsmyndigheten, tar över som ordförande för eSams molngrupp efter Peter Nordström från Skatteverket som går vidare till nya uppgifter.

Erik som arbetar som infrastrukturarkitekt på Pensionsmyndigheten, var bland annat involverad i arbetet inom dSam - digital samarbetsplattform.

– Det är en spännande roll där jag får möjlighet att samverka brett med andra kollegor som har många olika kompetenser och tillsammans göra jobb som eSams medlemmar har nytta av, säger Erik Carlsson i en intervju som publicerats på Pensionsmyndighetens intranät.

Molngruppen består av en rad kompetenser från flera medlems-myndigheter, te.x. dataskyddsjurister, experter på it-säkerhet och verksamhetsstrateger.

– I mångt och mycket handlar eSams arbete om att samverka för att sprida kunskap och det ska vi fortsätta med under min tid som ordförande, fortsätter Erik.

Intervju: Peter Nordström om resan med molngruppen

Molngruppens tidigare ordförande Peter, går till nya utmaningar på Skatteverket och vi ville höra hur han ser på det arbete som molngruppen gjort så här långt.

Hej Peter, du ska sluta i eSams molngrupp, kan du berätta varför?

- Jag ska byta jobb men stannar på Skatteverket. Tror jag alltid har varit statstjänsteman men det tog ett tag att fatta det. Jag har ju fått världens bästa efterträdare, så det känns hur lugnt som helst att lämna molngruppen, däremot är det med blandade känslor såklart. Förutom att gänget i gruppen är så otroligt duktiga är dom också riktig roliga att arbeta med.

Du har för Skatteverkets räkning varit en av de som varit mest drivande i eSams arbete med molnfrågan. Varför är de här frågorna så viktiga att samverka inom?

- Det är faktiskt svinsvårt att göra bedömningar för molntjänster. Det är svårt nog att göra bedömningar för it-system inom staten, riktigt svårt, men det blir en helt annan dimension när det är molntjänster som ska granskas. Dels är det ju skillnad när det är utkontrakterat, men det är också en utmaning eftersom molntjänster är föränderliga på ett annat sätt och kräver annan förvaltning än on-prem installationer.

- Samtidigt är det också i molntjänster som den senaste tekniken görs tillgänglig och hos flera leverantörer är det bara via molntjänster man kan använda deras teknik. Molntjänster är som vi vet här för att stanna, vi måste bli bättre på förhålla oss till de och det gör vi inte bäst på egen hand utan tillsammans. Molntjänsterna som det pratas mycket om är rätt generiska i hur dom används. Ta exempelvis Office 365, Zoom, Mentimeter eller Miro som exempel. Tjänster vars funktionalitet alla eSams medlemmar har behov av och använder på liknande sätt. I samverkan kan vi spara pengar och höja kvaliten genom att göra en gemensam bedömning som många kan återanvända.

Berätta om arbetet som ordförande i eSams molngrupp!

- Jag skulle säga att vi har arbetat enligt två motton: 1) Arbetet ska kunna återanvändas och 2) det ska vara tillgängligt och lättläst så alla förstår.

- eSams molngrupp är som bekant tvärfunktionell och under det senaste arbetet vi gjorde med en arbetsprocess för att genom ögonen på en fiktiv myndighet, bedöma tjänsten Mentimeter, fick vi till riktigt tvärfunktionellt arbete. Hela gruppen samlades och inget område fick mer plats än något annan. Samtidigt är kulturen viktig och som ordförande är jag är mest stolt över att gruppen nu har ett förhållningssätt som håller absolut världsklass. Gruppen vill alltid framåt och vi har nästan blivit allergiska mot att säga nej utan att komma med alternativ eller förslag på andra vägar framåt.

Arbetet med ”dSam” blev väldigt uppmärksammat och lyftes ofta fram som både lyckosamt och viktigt. Enligt din mening – vad var det som gjorde dSam som projekt, så framgångsrikt?

- Haha, att vi aldrig gav upp! Vi hade sagt att vi skulle hitta alternativ till Teams och det tog mycket mer tid, energi, resurser och jävlaranamma än vi någonsin hade kunnat tro. Det hade varit så enkelt att bara sluta efter första rapporten och säga att arbetet är klart. Istället bestämde vi oss för att vi ville visa alternativen för generaldirektörerna, att de skulle få känna och klämma på tjänsterna vid en mässa. Det vittnar om arbetsgruppens absoluta övertygelse om att det handlar inte om teknik, ska vi få ut den här typen av lösningar behöver vi få ledningen med oss samtidigt som produkterna behöver vara enkla att använda och tillföra värde.

- Ett annat coolt exempel på samverkan inom dSam var när arbetsgruppens tog fram en lösning till Skatteverket och Kronofogden, redo för test. Vi fick agera försökskaniner och 200 pesoner hos oss testade lösningar i en månad. dSam var ”leverantör” och hade ordnat med alla guider och underlag som vi också delade med oss av. En självklarhet kanske, men jag vet inte hur ofta myndigheter tidigare delade enklare saker som bedömningar, vägledningar och liknande med varandra?

Ett av de viktigaste utfallen av dSam, är att många inom offentlig sektor nu har en ny ryggradsreflex att dela med sig.

I många intervjuer har du lyft fram samverkan som en nyckelfråga för offentlig sektor. Kan du utveckla det?

- Det verkar vara något automatiskt hos oss som gör att vi ständigt ska upprepa oss själva. När jag t.ex arbetade hos en leverantör hade varje säljare, cirka 20 stycken, sin egen offertmall som vi gjorde om vid varje nytt tilfälle. Ingen hade någon som var bättre eller sämre än någon annan, det var bara ”enkelt” att ta den senaste man gjort själv än att hämta en på en gemensam yta.

- För mig är samverkan ungefär som ränta-på-ränta-effekten. Sparar du 1 krona per dag i din egen sparbössa har du 365 spänn efter ett år, sparar du istället med ränta ökar det mer, speciellt när ”snöbollen” är igång. Samma med samverkan. Vi får ut mer genom att samverka då vi får med fler perspektiv och expertiser vilket ger högre kvalité. Samtidigt får vi stora kostnadsbesparingar genom att göra det tillsammans. Vi var 10 myndigheter som samverkade inom dSam, vi lade ner 500 timmar som hade varit 5000 timmar om de 10 myndigheterna hade gjort samma jobb var och en för sig. Du som jobbar inom offentlig sektor och tar fram något du tror andra kan ha nytta av; Dela med dig!

- Offentlig sektor kan inte var och en för sig, anställa alla som behövs för att klara våra uppdrag men med klok samverkan bör vi ha en bra chans i alla fall :) Vi kommer att behöva använda AI också, men å andra sidan kommer vi bara få bra AI om vi gemensamt bestämmer hur den ska fungera och på vilka villkor.

Med det du har sett, vilka är framgångsfaktorerna för att få till samverkan mellan offentliga aktörer?

- Ett ledarskap som tydligt uppmuntrar samverkan. Man behöver tro på samverkan samtidigt som man behöver vara street smart och veta hur man ska ta till sig av nyttorna. Ju mer du kan ta tillbaka till din egen organisation desto mer intressant blir det att samverka, med det sagt är det inte alltid självklart vad som är av intresse för en själv, så man ska absolut inte neka samverkan bara för man inte ser sin egen nytta inledningsvis.

Sen blir det också skillnad när samverkan är frivillig.

Till sist, vad har varit roligast under de åren som du har deltagit i samverkan inom ramen för eSam?

- Definitivt att få träffa och hänga med alla imponerande människor inom staten. Jag har en konsult inne nu som hjälper till med en bedömning och han sa ”-Jag hade höga förväntningar på Skatteverket, men ni har vida överstigit dem!” Det var såklart roligt att höra, tänk då om han hade träffat eSam-kollektivet... Jag har träffat några av dom viktigaste människorna i mitt liv genom eSam och det är både professionella kontakter men också vänner för livet.

Vi som fortsätter inom eSam tackar för allt arbete och önskar den karaktäristiske Nordström fortsatt spännande utmaningar!

Temamöte: Anskaffning av molntjänst - ett case

Molngruppen har genomfört en lite annorlunda temadag för att berätta om bedömningen av en publik molntjänst - ett rollspel från en fiktiv myndighet som har tänkt att använda Mentimeter.

Först: Detta är inte en bedömning av Mentimeter som tjänst, utan ett sätt att testa en arbetsprocess för bedömningar som sådana. I exemplet utgår vi från en fiktiv myndighet - Allmänna handläggningsmyndigheten – för att ha möjlighet att dela med oss av arbetsprocessen och de bedömningar vi kunnat göra om tjänstens förutsättningar att kunna användas.

eSams molngrupp har gjort arbetet mot bakgrund av beslutet i somras om förändringar i OSL - Offentlighets- och sekretesslagen - samt kommissionens adekvansbeslut. Dessa förändringar gör att bedömningen av molntjänster delvis förändras, jämfört med tidigare. Vi valde att beskriva en arbetsprocess genom att analysera Mentimeter, eftersom det är en relativt okomplicerad tjänst som, om förutsättningarna förändras på nytt, t.ex. genom en ny prövning, lätt kan sluta användas.  

Ytterligare stöd för juridiska analyser finns i eSams vägledning ES2023-06 Utkontraktering – sekretess och dataskydd. Vill du använda materialet till era egna bedömningar, tänk på att bedömningarna görs utifrån DIN verksamhet - era informationsmängder, skyddsvärda uppgifter och it-miljö. Det går inte att ta materialet rakt av utan egen bedömning.

Erik Enocksson, ansvarig för it-säkerhetsfrågor på eSams kansli berättar:

Under arbetets gång insåg molngruppen att man lärt sig mycket av alla expertisers resonemang i sakfrågan, som i sig borde delas med andra inom eSam. Det vår så tanken med temadagen kom till. Själva presentationen hade tre delar; Först ett rollspel där "GD" Hans presenterade vad han behövde för sin myndighet - Allmänna handläggningmyndigheten - följt av olika nyckelrollers behov hos den fiktiva myndigheten. Nästa del gick under huven på arbetet där gruppen kunde presentera verktygen och själva syftet med temadagen; Den process som en helhetsbedömning innebär. Som avslutning hade temadagen en frågestund.

Hela frågan om bedömningar som eSams medlemmar nu står inför i vardagen utifrån de nya förutsättningar från sommarens juridiska förändrade förutsättningar (adekvansbeslutet och den nya sekretessbrytande regeln i OSL), visade sig vara av mycket stort intresse.

Molngruppen hoppas nu få flera bra inspel för att kunna fortsätta slipa på en effektiv arbetsprocess och att medlemmarna börjar dela både genomförda bedömningar av tjänster och goda argument i nyckelfrågor. Att samverka i de här frågorna kommer att göra alla mer effektiva. Alla kommer sannolikt inte göra samma bedömningar, inte ens för samma molntjänster då planerad användning, informationsmängder och eget myndighetsuppdrag skiljer sig åt, men alla kan lära av hur andra myndigheter resonerar i de här viktiga frågorna.

Erik Enocksson kan svara på frågor om arbetet.

eSam Hackaton 2024

I mars 2024 är det åter dags för eSams hackaton, den här gången med Bolagsverket som nav.

2024 tar Bolagsverket stafettpinnen och genomför Hackaton 13 -15 mars. Hackatonet syftar till att ta fram innovativa lösningsförslag utifrån ett antal utmaningar. Med fördel kan man bilda lag med deltagare från olika myndigheter och med olika kompetensområden för att ta sig an utmaningar och lösningar ur olika perspektiv.

Alla som arbetar vid någon av eSams medlemsmyndigheter är välkomna att hacka. Inbjudan skickas ut vid årsskiftet men fundera redan nu på vilka utmaningar du skulle vilja lösa.

2022 ansvarade Kronfogden för genomförandet och 2023 fortsatte Pensionsmyndigheten med initiativet.

eSams omvärldsanalys - vilka trender har störst inverkan på digitaliseringen?

Samverkan i workshoppar ska dels ge en riktning för det strategiska arbetet i ledningsgrupper, dels bättre beredskap och förutsättningar för de långsiktiga planeringarna hos medlemmarna i eSam.

Under hösten ska arbetsgruppen ta fram en omvärldsanalys som ska presenteras för eSams styrgrupp i slutet av året. Arbetet ska både besvara analysfrågan Vilka trender i omvärlden kommer att ha störst påverkan på digitaliseringen av offentlig förvaltning fram till år 2034, och lyfta fram de konsekvenser som trenderna kan komma att få. Syftet är att förstå omvärldshändelsers påverkan, krav och möjligheter mot framtiden.

En gemensam omvärldsanalys för eSam skulle t.ex kunna ge…

  • en grund för en strategisk diskussion bland eSams medlemmar om områden där myndigheterna kan samverka,
  • medlemmarna en bättre beredskap och därmed bättre förutsättningar i sina respektive långsiktiga planeringar och
  • inspiration till nya innovationsområden inom eSams uppdrag.

I arbetsgruppen som leds av Skatteverket, finns representanter från åtta myndigheter och så här långt har man haft två större workshops där ytterligare myndigheter bidrog.

Under den första workshopen genomfördes en trendgenerering vilket resulterade i en bruttolista på närmare 200 trender, av vilka 49 valdes ut för det fortsatta arbetet i arbetsgruppen. Många av trenderna liknade varandra men några stack ut. Bland annat var det trender kopplade till utvecklingen av AI, säkerhetsläget, nationell och internationell lagstiftning, kompetensförsörjning och den organiserade brottsligheten. Utifrån urvalet skapade arbetsgruppen 12 så kallade trendkort - kortfattade trendbeskrivningar över det mest väsentliga inom en trendinriktning. Dessa trendkort utgjorde underlag till den andra workshopen som syftade till att identifiera drivkrafter, konsekvenser, hot och möjligheter kopplade till de utvalda trenderna och i relation till frågeställningen.

Nu fortsätter arbetet med att sammanställa alla värdefulla insikter som kommit fram på de två workshoparna och att samla mer kunskap kring utvalda trender. Ambitionen är en slutleverans till eSams styrgrupp inför deras möte i februari 2024.

Är du nyfiken på arbetet kan du kontakta färdledare Anders Schager på Skatteverket.

Möter du dem som lever med skyddade personuppgifter?

Arbetar du på myndighet, kommun eller region och antingen möter personer med skyddade personuppgifter eller på annat sätt hanterar dessa uppgifter? Nu finns nytt och uppdaterat stödmaterial.

Jämställdhetsmyndigheten har jämte flera andra aktörer, tagit fram en informationsfilm och annat stödmaterial för dig som i ditt arbete möter vuxna och barn med skyddade personuppgifter. Det är viktigt att deras uppgifter förblir skyddade så att de kan känna sig trygga i att det offentliga skyddar dem.

Här når du Jämställdhetsmyndighetens material Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Föreläsning för medlemmar om säkerhetskultur

Oktober är informationssäkerhetsmånaden, något som ursprungligen initierats från EU och delas av alla medlemsländer. I Sverige är MSB ansvarig myndighet och budskapet är ”tänk säkert”. Förhoppningen är att myndigheter och företag lägger lite extra fokus på säkerhetsfrågorna under denna månad.

I år har eSam erbjudit medlemmarna en säkerhetsföreläsning som bland annat Finansinspektionen och Universitets- och högskolerådet (UHR) har nappat på. På föreläsningen, som den egna myndigheten arrangerar deltar en gästtalare från eSams arbetsgrupp som går igenom god säkerhetskultur och vikten av att "tänka säkerhet som myndighet". Varje föreläsning avslutas med en paneldiskussion utifrån incidenter på den aktuella myndigheten och hur man med god säkerhetskultur hade kunnat hantera incidenterna effektivare. På UHR följde ca 160 deltagare föredraget direkt men det går att ta del av i efterhand. Återkopplingen från deltagarna var positiv och det var mycket uppskattat.

Trots att oktober har passerat går det fortfarande att planera in en egen föreläsning för att stötta sitt interna säkerhetskulturarbete. Medlemmar i eSam kan enklast anmäla intresse till Erik Enocksson på eSam kansli.

Innehållsförteckning

Fler nyhetsbrev

Mars 2024

Att åstadkomma mer för mindre, på kortare tid
Ett hackaton kan vara ett sätt att kickstarta en effektivare utveckling av samhällsnyttiga lösningar eller ge liv åt en tanke om en effektivare verksamhet. I årets upplaga av eSams hackaton deltog inte mindre än 30 myndigheter i lag över myndighet...

Februari 2024

Att återbruka, analysera, prioritera, dela och göra tillsammans
Det är inte en enkel sak för 39 myndigheter med olika uppdrag att bli överens om viktiga prioriteringar på frivillig basis. Ändå är det precis det som eSams verksamhetsplan bygger på. Februari är startskottet för arbetet att hitta just de frågor o...