Nyhetsbrev från eSam

September 2023

Inte så enkelt som det kan verka

För eSams medlemmar är det fortsatt stort intresse för samverkan om molnlösningar som är effektiva, lagliga och säkra. Att göra en helhetsbedömning av tjänsterna är svårt eftersom de ofta är komplexa samtidigt som myndigheternas förutsättningar ser olika ut. I somras kom EU-kommissionens adekvansbeslut om USAs hantering av personuppgifter, samtidigt som regeringen beslutade om en ny sekretessbrytande bestämmelse.

eSams medlemmar samverkar nu för att analysera vad detta kommer att innebära och undersöker tillsammans hur man rent praktiskt genomför en helhetsbedömning av molntjänster. Vi kommer att redovisa det arbetet löpande under hösten så håll utkik efter inbjudningar till erfarenhetsutbyten och temamöten. Parallellt fortsätter också erfarenhetsutbytet om arbetssätt och teknik för samarbetslösningar samt federering, så att vi kan fortsätta ha effektiva digitala möten. Om det och mycket annat, kan du läsa i artiklarna i månadens nyhetsbrev.

Fia Ekelöf kanslichef eSam

Samordningsgruppen - i centrum av eSam

I hjärtat av den organisation som utgör eSam, finns samordningsgruppen. Gruppen består av en representant från varje medlemsmyndighet, vars uppdrag är att hålla ihop sin myndighets samverkan i eSam.

En stor del av arbetet är att sammanställa myndighetens behov av samverkan i olika frågor, identifiera möjliga resurser samt ta emot och vidareförmedla resultatet av de arbeten som genomförs inom ramen för programmet. En annan viktig roll är att uppdatera respektive generaldirektör inför styrgruppens möten och kommunicera internt om aktiviteter och aktuella möten som är möjliga att delta på. Det är exempelvis samordnaren som tar emot alla inbjudningar till temamöten, för att föra det vidare till de som kan ha intresse av att delta. Samordningsgruppen tar också del av alla rapporter och andra former av resultat, som skickas för synpunkter till medlemsorganisationerna.

- Samordnarna är på många sätt nyckeln för oss som arbetar på eSams kansli, säger Fia Ekelöf som är eSams kanslichef. - Det är dem vi pratar med om resurser och behov och vi tar ofta hjälp av samordnarna för att exempelvis landa formuleringar i underlag på ett bra sätt. Ibland får de verkligen trolla med knäna för att hjälpa oss – vilket de förvånansvärt ofta lyckas med!

Vet du vem som är din myndighets samordnare? På esamverka.se finns en sammanställning. Länk till annan webbplats.

Möt våra två vice ordföranden

På årsmötet i juni valdes Gunilla Nordlöf, E-hälsomyndighetens generaldirektör och Trafikverkets generaldirektör Roberto Maiorana, till nya vice ordföranden i eSams styrgrupp. De leder styrgruppens arbete i eSam tillsammans med ordförande Katrin Westling Palm, som är generaldirektör på Skatteverket.

Vi bad Gunilla och Roberto berätta om hur de ser på sin roll som vice ordförande, utmaningar för offentlig sektor och hur myndighetssamverkan kan bidra till vägen framåt för digitaliseringen av det offentliga.

- Välkommen som vice ordförande Gunilla! Hur ser du på uppdraget så här en bit in på hösten?

- Jag är mycket glad för att gå in som vice ordförande i E-sams styrgrupp och ser fram emot att driva på digitaliseringen av det offentliga Sverige tillsammans med kollegorna från de övriga medlemsmyndigheterna.

- Välkommen även till dig Roberto! Hur går dina tankar om den nya rollen i styrgruppen?

- Tack! Jag ser fram emot att ta mig an detta uppdrag och att tillsammans med eSam ta tillvara på digitaliseringens möjligheter. Jag vill bidra till en ökad digitalisering på nationell nivå inom offentlig verksamhet, men även inom Trafikverket. Dagens och framtidens transportsystem är beroende av smarta lösningar och det är viktigt att digitala tjänster fortsatt utvecklas för att uppfylla behoven hos dem vi är till för – medborgare och näringsliv. Utvecklingen sker stegvis och vi behöver bygga kunskapen succesivt tillsammans för att kunna ta bra beslut på vägen. Vi behöver varandra för att tillsammans uppnå goda resultat. Via detta forum kan vi dela kunskap och lösningar med varandra som både gynnar våra gemensamma och individuella mål som myndigheter.

- eSam är ett myndighetsnätverk med betydande potential att driva förändring och utveckla myndighetssverige genom leverantörsmarknaden. Genom att flera myndigheter förenar sina krav och ställningstaganden kan vi påverka marknaden med lösningar som är anpassade efter våra specifika behov. Molnfrågan är ett exempel där leverantörer har börjat se över sina tjänster.

- En annan faktor är att använda våra gemensamma resurser på ett effektivt sätt, genom att skapa team från flera myndigheter kan vi göra framsteg i en snabbare takt. Tillsammans kan vi prioritera frågor som främjar vår gemensamma framtid. Det är av största vikt att vi upprätthåller förtroendet för myndigheter och våra tjänster genom att utveckla dem tillsammans. Vi behöver fortsatt utgå från behovet hos dem vi är till för, avslutar Roberto.

Vilka utmaningar ser ni för medlemsmyndigheterna?

Gunilla: - Jag tror att de största utmaningarna ligger i utformningen av ett gemensamt juridiskt ramverk, interoperabilitet och tillgång till data av god kvalitet. Vi kan bara lösa dessa utmaningar genom gräns- och sektorsöverskridande samarbete.

Roberto: - I ljuset av omvärldsläget och begränsningar i ekonomiska medel hos alla myndigheter blir det ännu mer kritiskt att samarbeta effektivt och dela kunskap för att undvika dubbelarbete på samma frågor. Säkerhetsläget kommer att kräva betydande resurser. Det är viktigt att vi samarbetar och driver digitaliseringsfrågor framåt på ett kontrollerat sätt trots aktuellt läge. Samtidigt är det avgörande att vi noggrant hanterar information och data med hänsyn till säkerhet. Detta gör att vi kan balansera hot och möjligheter samt fatta väl genomtänkta beslut.

Generaldirektörerna om myndighetssamverkan

Roberto: - Det finns bland annat tre frågor där myndighetssamverkan är viktig. Vi behöver driva på utvecklingen av en digitaliserbar lagstiftning för att myndigheter ska kunna nyttja modern teknik och följa samhällsutvecklingen i stort. Vi har en stor potential att tillsammans utveckla den nationella digitala infrastrukturen istället för att respektive myndighet utvecklar egna lösningar. Det krävs tydligare reglering inklusive mandat och styrning på nationell nivå för att realisera en nationell digital infrastruktur. Det innebär att det behövs en utveckling av förutsättningsskapande åtgärder för att kunna möta privatpersoner och företags förväntningar. Vi behöver även arbeta tillsammans för att skapa en teknisk samarbetsförmåga och utbyte av data för en säker och effektiv användning sinsemellan oss.

Gunilla: - Det händer mycket nu, både nationellt och inom EU, som påverkar hur vi kan digitalisera och vidareutveckla den offentliga sektorn. Målet för oss alla är att skapa hållbara och säkra digital tjänster för invånare och företag som förenklar interaktionen med offentlig sektor. För det behövs gemensamma koncept och en nationell digital infrastruktur.

Övningar i kontinuitet för ledningsgrupper

Kontinuitet är ett viktigt tema för eSam under verksamhetsåret. Först ut är fokus på verksamhetskontinuitet - hur kan myndigheten fortsätta fungera vid en större störning? Det förhöjda säkerhetsläget pga av Rysslands invasion av Ukraina och de allt vanligare attackerna mot bland annat eSams medlemsmyndigheter, gör frågan högaktuell.

I slutet av september var det premiär för några av våra medlemmar att i egen regi, genomföra de första ledningsövningarna med stöd från arbetsgruppen för kontinuitet och det material som de tagit fram under året. Det har varit viktigt att varje medlemsmyndighet har kunnat anpassa övningen till sin egen verksamhet och aktuella situation. Övningen i steg 1 har riktat sig till ledningsgruppens roll vid kris. Hur bör en viss myndighet tänka och agera vid en större kris, sett till sitt myndighetsuppdrag? I övningen kunde man med fördel välja att ha med en gäst från eSams arbetsgrupp, för att dels ge ett bredare perspektiv på verksamhetskontinuitet, dels få insikt om att utmaningarna är gemensamma för alla medlemmar.

Ekonomistyrningsverket var första medlemmen att genomföra övningen och som vid utvärderingen summerade en nyttig genomgång. En av reflektionerna var att det var bra med en annan myndighet i rummet. Vid nästa övning vill myndigheten ha en än mer detaljerad problembild för att öka utmaningen.

Arbetsgruppen för kontinuitet planerar nu steg 2 i arbetet och det finns ännu möjlighet för de av eSams medlemmar som inte hunnit nappa på erbjudandet, att anmäla intresse till Erik Enocksson på eSams kansli.

Utbildning i Utkontraktering - sekretess och dataskydd

Frågor om utkontraktering och särskilt om molntjänster är högaktuella frågor för eSams medlemmar. Den 6 september hölls en utbildning i vägledningen Utkontraktering – sekretess och dataskydd.

Utbildningens 170 deltagare tog del av en genomgång av de rättsliga förutsättningarna vid utkontraktering, särskilt vad gäller sekretess och dataskydd. Bland annat en beskrivning av innebörden av den nya sekretessbrytande bestämmelsen i 10 kap. 2 a § OSL, vad som menas med teknisk bearbetning eller teknisk lagring och vilka omständigheter man behöver beakta vid en olämplighetsprövning. Bland annat nämndes frågan om hur man ska se på att AI används för att utveckla en tjänst, när kravet är att uppgifterna endast får hanteras för myndighetens räkning.

En annan angelägen fråga, är hur man ska se på den sekretessbrytande regeln i förhållande till underleverantörer. I delen om dataskydd beskrevs bl.a. skillnaden mellan tredjelandsöverföringar och risk för otillåten tredjelandsöverföring, där myndigheten alltid måste säkerställa en lämplig säkerhetsnivå.

En fundering som de flesta har är hur man nu bör förhålla sig till adekvansbeslutet för USA. Svaret på den frågan är att myndigheten alltid ska göra risk- och sårbarhetsanalyser utifrån den specifika myndighetens information och förutsättningar samt att ha en exitplan för det fall förutsättningarna förändras, t.ex genom ett ogiltigförklarande vid en framtida prövning.

Temamöte om interoperabilitet

Utredningen om interoperabilitet vid datadelning har i uppdrag att analysera befintlig styrning och reglering av interoperabilitet vid datadelning både inom den offentliga förvaltningen och från den offentliga förvaltningen, till externa aktörer.

Utifrån analysen ska utredningen föreslå om och hur, styrning och reglering av interoperabilitet bör och kan utvecklas. Syftet är att öka den offentliga förvaltningens förmåga att samverka digitalt genom att dela data på ett effektivt och säkert sätt. Det ska dessutom ske samtidigt som den personliga integriteten värnas och säkerheten i systemen och i samhället förblir robust. Uppdraget ska redovisas senast den 15 december 2023.

Den 7 september besökte utredningen ett temamöte och berättade om sitt arbete.

Några slutsatser som utredningen har dragit under sitt arbete är att:

  • Data delas på olika sätt, bl.a. fortfarande vanligt med manuella inslag,
  • ibland är det svårt att kombinera data från olika källor eller sektorer, begreppen är inte enhetliga,
  • interoperabilitet uppfattas som utmanande,
  • nyttan i förvaltningens datadelning realiseras inte fullt ut och
  • det finns behov av åtgärder.

Deltagarna konstaterade att det är viktiga frågor men att det är utmanande. Bland annat ställdes frågan om hur vi myndigheter bäst kan förbereda oss på kommande lagändringar.

dSam steg 4 - för fortsatt digital samverkan

Projektet dSam - Digital samarbetsplattform för offentlig sektor - steg 3, avslutades hösten 2022. Resultatet har fått stor spridning och flera myndigheter har påbörjat arbetet med att förflytta sig mot nya digitala samarbetsplattformar.

Val av ny digital samarbetsplattform beslutas av respektive myndighet vilket gör att det inom kort kan finnas olika lösningar hos eSams medlemmar. dSam steg 4 syftar till att säkerställa att de nya digitala samarbetsplattformarna möjliggör en fortsatt effektiv samverkan både inom eSam men även med externa aktörer. Att eSams medlemmar kan delta på varandras möten oavsett vilka digital mötestjänst som myndigheterna väljer att införa, är avgörande för en fortsatt effektiv samverkan.

- De myndigheter som har kommit längst och redan valt ny digital mötestjänst och de myndigheter som har påbörjat arbetet med att välja ny digital mötestjänst, kommer att vara viktiga aktörer, men alla eSams medlemmar blir berörda av förflyttningen, poängterar Frida Öhrn frånTrafikverket som är projektledare och den som ska hålla ihop arbetet. - Det räcker ju att en aktör har bytt för att alla aktörer som den ska ha möte med, måste göra justeringar i sin it-miljö. Utifrån behovet att kunna mötas digitalt inom eSam, kommer vi under hösten att fokusera på möten som innefattar ljud och bild, men det finns såklart många fler behov av funktionalitet framöver som vi vant oss vid att ha tillgång till.

Temamöte - generativa AI-tjänster

Mot bakgrund av den snabba utvecklingen kring generativa AI-lösningar t.ex. ChatGPT, startade en arbetsgrupp under våren 2023 som följer utvecklingen och för det vidare till övriga medlemmar i eSam.

Den 22 september 2023 anordnades därför ett temamöte om generativa AI-tjänster. Skatteverket och Trafikverket informerade såväl om det arbete som sker inom myndigheterna, som spaningar i omvärlden kring utvecklingen och den betydande mängd tillämpningar som lanseras kontinuerligt.

Tillämpningarna kan delas in i tre kategorier – användningen av externa tjänster, t.ex. molnlösningar, tjänster som tillhandahålls i den interna it-miljön och utveckling av egna tillämpningar som använder sig av generativa AI-modeller. Arbetsgruppen fortsätter att tydliggöra förutsättningarna utifrån de olika kategorierna. Nästa temamöte arrangeras den 21 november 2023.

Framtidens it-arbetsplats och Framtidens it-drift

eSam och SITSSAM har identifierat ett tydligt behov av en samverkansyta för frågor som rör framtida inriktningar, teknologier och teknikutveckling inom staten. Frågorna rör både mjuka och hårda perspektiv.

De två första nätverksträffarna har berört Framtidens it-arbetsplats och Framtidens it-drift. Träffarna har varit uppskattade med drygt 120 personer från ett 30-tal myndigheter. Vi har nu planerat in ytterligare två möten i november och därefter sker en utvärdering för att besluta om en eventuell fortsättning. Det kommer troligen att ske i form av temabaserade arbetsgrupper.

- Att dela erfarenheter inom teknikområden är viktigt då det tillför ett ytterligare perspektiv vid beslut inom respektive myndighet, vilket också kan öka såväl säkerheten som kostnadseffektiviteten, säger Dan Johansson koordinator för styrgruppen i SITSSAM.

Innehållsförteckning

Fler nyhetsbrev

Maj 2024

Utvecklingen tar inte semester...
... men juni står trots det för dörren och semestertiden är snart här. Innan dess ska vi avsluta eSams verksamhetsår och styrgruppen ska besluta om en ny plan på årsmötet i mitten av juni. Ni som deltog på eSams resultatmöte den 27 maj fick ta del...

April 2024

AI, AI, AI... å ena sidan möjligheter, å andra sidan utmaningar
Inom eSam har vi kartlagt några medlemmars tänkta behov av AI-lösningar för att få en bättre bild av det samlade behovet. Vi ser att i takt med att kunskapen om tekniken ökar, blir behoven fler och delvis annorlunda, samtidigt som potentialen bedö...