Digitalt bevarande av data - problemområden

Sammanfattning

I rapporten redovisas problemområden för digitalt bevarande av data. Redovisningen baseras på resultatet av workshoppar som genomförts med eSams
medlemmar.

Långsiktigt och hållbart perspektiv: Det behövs ett långsiktigt och hållbart
framtidsperspektiv för grunddata, aggregerade data, delning och vidareanvändning av
data i relation till bevarande och gallring men även i relation till allmänna handlingar och offentlighetsprincipen. Det finns också behov av tydligare reglering kring
användning/vidareanvändning av aggregerade data, i andra sammanhang eller för andra ändamål än de var skapade för från början samt tydligare reglering och stöd vid
bedömning av gallring och bevarande.

Värdera information: Man behöver överväga vad som utgör den bevarandevärda
informationen totalt sett, och hur myndigheterna kan avgöra vad som är samhällsviktig information. En värdering av informationen kan få konsekvenser för andra aktörer och/eller annan data eller information, exempelvis om den behövs av en annan organisation, verksamhet eller process.

Från dokument till data: Handlingsbegreppet är svårtolkat, det vill säga hur
handlingsbegreppet förhåller sig till informationsobjektet och ner till enskilda attribut samt hur mycket som egentligen ingår i en handling, exempelvis metadata. Information är inte alltid tydligt avgränsade handlingar utan kan utgöras av informationsobjekt eller informationsmängder. I samband med detta kan det uppstå frågor om hur informationen ska hanteras, t.ex. vad gäller arkivering och gallring.

Dela information: Man behöver ta ställning till vem som äger grunddata inom en
myndighet, mellan myndigheter samt vem som ansvarar för information eller grunddata som används i flera verksamhetssystem eller för olika ändamål.

Ansvar för arkiv och arkivbildning: Det blir allt vanligare att myndigheter samverkar i delade systemlösningar och därför behöver arkivansvaret tydliggöras. Det finns också behov av att tala mer om begreppet arkivbildare, samt vem som har ansvaret för arkivbildning när vi har stora informationsflöden och omfattande datadelning mellan myndigheter.

Kravställning och upphandling: Relevanta roller och kompetenser involveras inte alltid vid kravställning och upphandling av system. Det saknas en gemensam kravlista som kan användas vid upphandling eller vid kravställning vid egenutveckling av system.