ES 2025-12 Digitalt bevarande av data - kravställning

Det här är en kravkatalog och guide som stöd för kravställning vid upphandling eller egenutveckling av informationssystem som ska hantera allmänna handlingar. Katalogen och guiden kan bidra till att myndighetens information bevaras på rätt sätt.

Kraven i katalogen är uppdelade på olika områden och har indelats i baskrav, utökade krav (underkrav) och fristående krav. Kraven i kravkatalogen kan behöva anpassas efter vilken typ av system som ska införskaffas. Kravkatalogen och guiden behöver läsas tillsammans. Guiden innehåller kompletterande förklaringar till vissa av kraven och redogör för krav där myndigheten behöver göra val relaterade till den egna verksamheten. Den ger även allmänna rekommendationer för de olika områdena.

I guiden hittar du rekommendationer om bland annat informationsvärdering, allmänna handlingar i informationssystemet, gallring och bevarandeplanering. I samband med informationsvärdering är det viktigt att göra en intressentanalys – det vill säga att bedöma hur informationen kan komma att användas i framtiden. Guiden innehåller även vägledning inom dokumentation och avtal liksom vägledning kring registrering och vad myndigheten behöver tänka på vid val av metod. Registrering regleras i lag och är viktigt för att hantera information på ett ändamålsenligt sätt. Det gäller exempelvis vid återsökning och när handlingar i ett ärende ska presenteras samlat.

Guiden kommenterar även krav som rör metadata, sökning och rapporter. Den tar upp vad myndigheten bör tänka på vid hantering av metadata, samt sådant som rör konfigurerbarhet och struktur. Metadata är viktigt för förståelsen och bevarandet av innehållet, men också för att möjliggöra sökningar och rapportuttag. Det är viktigt att information kan exporteras till ett annat informationssystem eller ett e-arkiv för att kunna bevaras på rätt sätt. Guiden förklarar kraven för export mer i detalj, liksom krav som rör loggning med fokus på bevarandeperspektivet.