ES2025-20 Gemensamt federationsprotokoll för chatt i offentlig sektor

Sammanfattning

Medarbetare på våra myndigheter är på väg in i en kanalförflyttning och nya arbetssätt, där användare går ifrån traditionell epost och snabbchatt, till en mer sammanhållen användarupplevelse med beständig chatt, fildelning, videorum, röstmeddelande, digitala whiteboard, AI, och liknande förmågor. Denna förflyttning gör att användare också förväntar sig att samarbetsförmågor i externa samarbeten motsvarar dem som finns inom den egna myndigheten.

Dagens kommunikationslandskap är splittrat, med många olika verktyg och plattformar. Samverkan över myndighetsgränser försvåras, och beroendet av ett fåtal globala leverantörer växer. Det innebär risker för digital suveränitet, rättslig osäkerhet, minskad kontroll över känslig information och myndigheters rådighet över våra förutsättningar att samarbeta.

Offentlig sektor står inför ett viktigt vägval: att fortsätta på en bana av fragmentering och leverantörsberoenden, eller att enas kring en öppen, interoperabel och demokratifrämjande kommunikationsinfrastruktur – ett gemensamt ”språk”, där myndigheter kan välja fritt mellan både leveransform och leverantör efter sina unika verksamhetsbehov.

Valet av kommunikationsprotokoll är en fråga av stor strategisk betydelse för svensk offentlig sektor. Det handlar om mer än bara teknik; det handlar om att skapa förutsättningar för en effektiv, säker, resilient och ekonomiskt hållbar digital förvaltning som kan möta medborgarnas och samhällets nuvarande och framtida behov. För att kommunikationsinfrastrukturen ska upprätthålla grundläggande egenskaper behöver en gemensam modell för principer etableras.

De rättsliga och strategiska kraven växer inom EU. Regelverk som NIS2, Data Act, Digital Markets Act och Interoperable Europe Act ställer krav på öppenhet, säkerhet och interoperabilitet – både inom och mellan medlemsländer. Svenskt totalförsvar, kris och beredskap ställer även detta krav på hur vi formar myndigheters förutsättningar att samarbeta i hela hotskalan.

Nya lagförslag som "En reform för datadelning" (SOU 2023:96) stärker det faktum att offentlig sektor ligger efter vad gäller interoperabilitet och datadelning, eSam arbetsgruppen ser tydliga synergier med ett gemensamt öppet protokoll för chattfederation.

Öppna API:er, publika kodbaser och standardiserade protokoll gör det möjligt för organisationer att själva utveckla och anpassa digital infrastruktur. Det kan förbättra innovationsförmågan, korta ner utvecklingstider och minska beroendet av enskilda leverantörer, eftersom mer kompetens finns inom offentlig sektor.

För att detta ska bli verklighet krävs dock en medveten satsning på kunskapsdelning och utveckling. Att dra nytta av IT som en resurs förutsätter att offentlig sektor kontinuerligt lär sig, avsätter tid för stegvis utveckling och testning, bygger gemensamma arkiv för kod och kunskap samt uppmuntrar samarbete över organisationsgränser. Erfarenheter från bland annat brittiska Government Digital Service och de baltiska digitaliseringsprogrammen visar att en långsiktig utveckling av kompetens – inte bara en övergång till ny teknik – är viktig för att gemensamma, distribuerade lösningar ska fungera väl över tid.

Om myndigheter inte tar ägarskap över sin förmåga att samarbeta mellan myndighetsgränserna finns risk att offentlig sektor i praktiken standardiserar sina förutsättningar på att kunna samarbete kring ett fåtal kommersiella leverantörer. Vi har redan sett detta hända tidigare – med Microsoft Skype for Business som ett tydligt exempel. Detta resulterar i en omfattande inlåsningseffekt., när en kritisk massa myndigheter väljer samma lösning för att kunna samarbeta med varandra blir det svårt att byta lösning - vem vågar ta första klivet från en lösning och riskera tappa samarbetsmöjligheter? En annan effekt blir att myndigheter anpassar sig efter leverantören – inte tvärtom. Eller att myndigheter väljer samma lösning som ”alla andra” vilket kan leda till minskad konkurrens, minskad innovation och färre lösningar som är anpassade efter offentlig sektors faktiska behov.

Svenska myndigheter behöver kontroll och rådighet över sina förutsättningar att samarbeta med varandra.

Rapporten kan utgöra underlag för vidare beslut om hur myndigheter inom eSam kan agera, vid behov av att samarbeta över myndighetsgränserna. Rapporten tar inte ställning till specifika leverantörslösningar, eftersom myndigheters val av produkt eller tjänst inte är i fokus i detta sammanhang. Den gemensamma nämnaren är ett gemensamt protokoll för myndighetsövergripande samarbete; hur kan strategiska förutsättningar säkerställas för att möjliggöra ett leverantörsoberoende, effektivt och robust samarbete inom offentlig sektor.

De här frågorna står i centrum även i EU:s digitaliseringsstrategi, både i gällande och i kommande regleringar. Att avstå från ett aktivt val skulle alltså inte bara vara passivt agerande – det skulle också innebära ett aktivt steg bort från den väg som prioriteras inom det europeiska samarbetet kring digitalisering.