Digital samarbetsplattform

I juni 2021 började åtta av eSams medlemmar analysera alternativ till Teams som samarbetsplattform. Den följande hösten analyserades tänkbara lösningar som ansågs uppfylla kraven på funktionalitet och säkerhet och våren 2022 kunde de lösningar som hade potential att leverera en digital samarbetsplattform, utvärderas. I samband med eSams årsmöte den 29 juni 2022 redovisades resultatet och slutleveransen av projektet publicerades i slutet av november.

Slutredovisning av arbetet - 24 november 2022

- Vi måste säkra våra samhällsbärande funktioner mot cyberangrepp och minska vårt beroende av ett fåtal tjänsteleverantörer, det gör oss väldigt sårbara. Vår digitala infrastruktur måste kunna möta upp höga krav på driftsäkerhet, robusthet och digital suveränitet. Det säjer Nils Öberg, generaldirektör på Försäkringskassan, i sitt inledningstal på den avslutande konferensen.

Vi filmade anförandena under dagen, tag del av dem i MediaflowPro:

Inledningsanförande Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. av Nils Öberg, generaldirektör vid Försäkringskassan
Projektgruppen för dSam Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. presenterar arbete och arbetssätt under 2022, om hur den gemensamma kravställningen växte fram.
SIDA, Stockholms stad, Boverket, Havs- och vattenmyndigheten och Försäkringskassan Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. berättar om insikter och erfarenheter av implementering eller upphandling av digitala samarbetsplattformar.
Martin Körling, Rise Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. om interoperabilitet och portabilitet - varför funkar det inte bara?
Tysklands regeringskansli Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. - en strategi för digital suveränitet, Nils Masuch.
Dataport Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., Tyskland - Frederik Blachetta.
Katrin Westling Palm, ordförande i eSams styrgrupp och generaldirektör vid Skatteverket Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. reflekterar kring kraften i samverkan och hur mycket offentlig sektor kan åstadkomma tillsammans och på ett väldigt kostnadseffektivt sätt.
Avslutningsanförande och vad händer nu Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., med eSams kanslichef Fia Ekelöf och Peter Nordström, strateg Skatteverket.

Presentationer från konferensen

De funktionella kraven på en tänkbar tjänst, är att den erbjuder

videokonferens,
dokumenthantering,
fasta chattrum,
kanban-tavla (möjlighet att visualisera t.ex arbetsuppgifter på en tavla) och
whiteboard.

Den slutliga lösningen kan vara en sammanhållen tjänst eller olika tjänster som kan fungera tillsammans. Arbetet har bestått av tre delar sedan starten i juni 2021, ta del av dokumentation nedan.

Observera att kravspecifikationen i del 1, är uppdaterad i del 2 av arbetet.

Del 1

Bakgrund

eSams medlemsorganisationer Skatteverket och Kronofogden beslutade i maj 2021, att analysera alternativ till Teams som samarbetsplattform. Analysen omfattar en utvärdering av tänkbara lösningar som anses uppfylla kraven på funktionalitet och säkerhet.

Arbetet startade i maj 2021 och ytterligare sex medlemsorganisationer anslöt sedan till arbetet. Under augusti/september sammanställdes utvärderingarna i samarbete med referensgruppen, som har omfattat 121 organisationer.

Arbetsgruppen redovisade arbetet den 18 november 2021 och drar slutsatsen att det finns lämpliga och lagliga alternativ som i sig själv eller gemensamt kan utgöra en digital samarbetsplattform för offentlig sektor.

Analysen är en ögonblicksbild av marknaden och alla befintliga lösningar har av tidsskäl inte kunnat beskrivas på ett uttömmande sätt. Det kan därför finnas alternativ som uppfyller kraven och som saknas i rapporten.

Arbetet har visat att det finns alternativ och att offentliga organisationer inte behöver röra sig i en rättslig gråzon för att tillgodose sina behov.

Kravspecifikation för leverantörer av tjänster

Som en del i arbetet med slutrapporten tog arbetsgruppen fram en kravspecifikation för att leverantörer av tjänster skulle ges möjlighet att fylla i uppgifter om sina lösningar. Därefter gick arbetsgruppen igenom svaren och har kontrollerat uppgifterna vid behov. Syftet var att identifiera vilka lösningar som klarar de funktionella kraven och som därefter kunde gå vidare till det sista steget i utvärderingen.

Vanliga frågor och svar om kravspecifikationen Pdf, 134.5 kB.

Resultat från del 1 - Observera att bruttolistan avser leverantörers produkter som de såg ut vid tillfället för analysen under hösten 2021 och att kravspecifikationen uppdaterats i del 2 av arbetet, se nedan.

Rapporten Pdf, 2.2 MB, öppnas i nytt fönster.
Digital collaboration platform for the public sector Pdf, 529.4 kB.

Del 1

Bakgrund

eSams medlemsorganisationer Skatteverket och Kronofogden beslutade i maj 2021, att analysera alternativ till Teams som samarbetsplattform. Analysen omfattar en utvärdering av tänkbara lösningar som anses uppfylla kraven på funktionalitet och säkerhet.

Arbetet startade i maj 2021 och ytterligare sex medlemsorganisationer anslöt sedan till arbetet. Under augusti/september sammanställdes utvärderingarna i samarbete med referensgruppen, som har omfattat 121 organisationer.

Arbetsgruppen redovisade arbetet den 18 november 2021 och drar slutsatsen att det finns lämpliga och lagliga alternativ som i sig själv eller gemensamt kan utgöra en digital samarbetsplattform för offentlig sektor.

Analysen är en ögonblicksbild av marknaden och alla befintliga lösningar har av tidsskäl inte kunnat beskrivas på ett uttömmande sätt. Det kan därför finnas alternativ som uppfyller kraven och som saknas i rapporten.

Arbetet har visat att det finns alternativ och att offentliga organisationer inte behöver röra sig i en rättslig gråzon för att tillgodose sina behov.

Kravspecifikation för leverantörer av tjänster

Som en del i arbetet med slutrapporten tog arbetsgruppen fram en kravspecifikation för att leverantörer av tjänster skulle ges möjlighet att fylla i uppgifter om sina lösningar. Därefter gick arbetsgruppen igenom svaren och har kontrollerat uppgifterna vid behov. Syftet var att identifiera vilka lösningar som klarar de funktionella kraven och som därefter kunde gå vidare till det sista steget i utvärderingen.

Vanliga frågor och svar om kravspecifikationen Pdf, 134.5 kB.

Resultat från del 1 - Observera att bruttolistan avser leverantörers produkter som de såg ut vid tillfället för analysen under hösten 2021 och att kravspecifikationen uppdaterats i del 2 av arbetet, se nedan.

Rapporten Pdf, 2.2 MB, öppnas i nytt fönster.
Digital collaboration platform for the public sector Pdf, 529.4 kB.

Del 2

I december 2021 startade arbetet med att utvärdera tänkbara lösningar genom omfattande tester för att offentlig sektor ska kunna använda molntjänster i samarbetet med varandra och internt, enligt kravlistan. Vid eSams årsmöte den 29 juni 2022 presenterades slutleveransen från projektet vid en mässa där generaldirektörerna i eSams styrgrupp fick testa de olika lösningarna.

Projektet levererade inga rekommendationer på produkter eller tjänster,
däremot dokumentation som kan återanvändas för att fatta egna beslut inför en upphandling, utifrån era specifika förutsättningar; Testresultaten inklusive federation, erfarenheter från de genomförda POC-arna och underlag för att kunna identifiera vilka behov som ska ligga till grund för en upphandling. Det handlar bland annat om funktionella krav, informationssäkerhet och hantering av personuppgifter.

Ta del av en uppdatering av kravspecifikationen Excel, 117.6 kB, öppnas i nytt fönster. och Rekommendationer för att genomföra en PoC Pdf, 283.5 kB.. Pdf, 80.1 kB. Kravspecifikation 4.0 har en ny mer lättanvänd design i excel, fler krav, nya kategorier och områden och utgör ett komplement vid upphandling, vid sidan om era egna krav. Aktivera redigeraläget så kan du klicka fram de krav du är intresserad av i de övre fälten.

Del 2

I december 2021 startade arbetet med att utvärdera tänkbara lösningar genom omfattande tester för att offentlig sektor ska kunna använda molntjänster i samarbetet med varandra och internt, enligt kravlistan. Vid eSams årsmöte den 29 juni 2022 presenterades slutleveransen från projektet vid en mässa där generaldirektörerna i eSams styrgrupp fick testa de olika lösningarna.

Projektet levererade inga rekommendationer på produkter eller tjänster,
däremot dokumentation som kan återanvändas för att fatta egna beslut inför en upphandling, utifrån era specifika förutsättningar; Testresultaten inklusive federation, erfarenheter från de genomförda POC-arna och underlag för att kunna identifiera vilka behov som ska ligga till grund för en upphandling. Det handlar bland annat om funktionella krav, informationssäkerhet och hantering av personuppgifter.

Ta del av en uppdatering av kravspecifikationen Excel, 117.6 kB, öppnas i nytt fönster. och Rekommendationer för att genomföra en PoC Pdf, 283.5 kB.. Pdf, 80.1 kB. Kravspecifikation 4.0 har en ny mer lättanvänd design i excel, fler krav, nya kategorier och områden och utgör ett komplement vid upphandling, vid sidan om era egna krav. Aktivera redigeraläget så kan du klicka fram de krav du är intresserad av i de övre fälten.

Del 3

Slutleveransen av projektet digital samarbetsplattform, är nu klar i anslutning till att de återstående tre dokumenten publiceras. De tre produkterna som kompletterar tidigare dokumentation, handlar om det moderna arbetssättet Pdf, 329.3 kB., projektets egna tester av federation mellan olika lösningar Pdf, 1.4 MB. och en promemoria om hur man skapar en strategi Pdf, 607.8 kB. och målbild för arbetet med moderna samarbetslösningar.

Del 3

Slutleveransen av projektet digital samarbetsplattform, är nu klar i anslutning till att de återstående tre dokumenten publiceras. De tre produkterna som kompletterar tidigare dokumentation, handlar om det moderna arbetssättet Pdf, 329.3 kB., projektets egna tester av federation mellan olika lösningar Pdf, 1.4 MB. och en promemoria om hur man skapar en strategi Pdf, 607.8 kB. och målbild för arbetet med moderna samarbetslösningar.