utveckling i samverkan

Digital samarbetsplattform

I juni 2021 inledde åtta av eSams medlemmar arbetet med att analysera alternativ till Teams som samarbetsplattform. Den följande hösten analyserades tänkbara lösningar som ansågs uppfylla kraven på funktionalitet och säkerhet. Under våren 2022 utvärderades de lösningar som skulle kunna leverera en digital samarbetsplattform. Resultatet redovisades som en mässa i samband med eSams årsmöte den 29 juni 2022 och slutleveransen av projektet publicerades i slutet av november.

De funktionella kraven på en tänkbar tjänst, är att den erbjuder

  • videokonferens,
  • dokumenthantering,
  • fasta chattrum,
  • kanban-tavla (möjlighet att visualisera t.ex arbetsuppgifter på en tavla) och
  • whiteboard.

Den slutliga lösningen kan vara en sammanhållen tjänst eller olika tjänster som kan fungera tillsammans.

Del 1

Del 1

Bakgrund

eSams medlemsorganisationer Skatteverket och Kronofogden beslutade i maj 2021, att analysera alternativ till Teams som samarbetsplattform. Analysen omfattar en utvärdering av tänkbara lösningar som anses uppfylla kraven på funktionalitet och säkerhet.

Arbetet startade i maj 2021 och ytterligare sex medlemsorganisationer anslöt sedan till arbetet. Under augusti/september sammanställdes utvärderingarna i samarbete med referensgruppen, som har omfattat 121 organisationer.

Arbetsgruppen redovisade arbetet den 18 november 2021 och drar slutsatsen att det finns lämpliga och lagliga alternativ som i sig själv eller gemensamt kan utgöra en digital samarbetsplattform för offentlig sektor.

Analysen är en ögonblicksbild av marknaden och alla befintliga lösningar har av tidsskäl inte kunnat beskrivas på ett uttömmande sätt. Det kan därför finnas alternativ som uppfyller kraven och som saknas i rapporten.

Arbetet har visat att det finns alternativ och att offentliga organisationer inte behöver röra sig i en rättslig gråzon för att tillgodose sina behov.

Kravspecifikation för leverantörer av tjänster

Som en del i arbetet med slutrapporten tog arbetsgruppen fram en kravspecifikation Excel, 117.7 kB. för att leverantörer av tjänster skulle ges möjlighet att fylla i uppgifter om sina lösningar. Därefter gick arbetsgruppen igenom svaren och har kontrollerat uppgifterna vid behov. Syftet var att identifiera vilka lösningar som klarar de funktionella kraven och som därefter kunde gå vidare till det sista steget i utvärderingen.

Vanliga frågor och svar om kravspecifikationen Pdf, 134.5 kB.


Resultat från del 1

Rapporten Pdf, 484.8 kB, öppnas i nytt fönster.
Bilaga 1 Bruttolista leverantörer  Pdf, 155.3 kB, öppnas i nytt fönster.*
Bilaga 2 Kravspecifikation Excel, 117.7 kB, öppnas i nytt fönster.
Bilaga 3 Samverksansmodeller Pdf, 869.6 kB, öppnas i nytt fönster.
Bilaga 4 Möjliga lösningar Pdf, 319.7 kB.

Digital collaboration platform for the public sector Pdf, 529.4 kB.

* Leverantörerna Qbrick samt Meaplus med lösningen SEFOS borde rätteligen ha inkluderats i Bruttolistan

** Leverantören Dream Broker Ltd med lösningen Dream Broker Studio utvärderades inte och borde rätteligen inte ha inkluderats i Bruttolistan. Lösningen Dream Broker One lanseras först under 2022 och var inte tillgänglig för allmänheten när rapporten upprättades.

Del 1

Bakgrund

eSams medlemsorganisationer Skatteverket och Kronofogden beslutade i maj 2021, att analysera alternativ till Teams som samarbetsplattform. Analysen omfattar en utvärdering av tänkbara lösningar som anses uppfylla kraven på funktionalitet och säkerhet.

Arbetet startade i maj 2021 och ytterligare sex medlemsorganisationer anslöt sedan till arbetet. Under augusti/september sammanställdes utvärderingarna i samarbete med referensgruppen, som har omfattat 121 organisationer.

Arbetsgruppen redovisade arbetet den 18 november 2021 och drar slutsatsen att det finns lämpliga och lagliga alternativ som i sig själv eller gemensamt kan utgöra en digital samarbetsplattform för offentlig sektor.

Analysen är en ögonblicksbild av marknaden och alla befintliga lösningar har av tidsskäl inte kunnat beskrivas på ett uttömmande sätt. Det kan därför finnas alternativ som uppfyller kraven och som saknas i rapporten.

Arbetet har visat att det finns alternativ och att offentliga organisationer inte behöver röra sig i en rättslig gråzon för att tillgodose sina behov.

Kravspecifikation för leverantörer av tjänster

Som en del i arbetet med slutrapporten tog arbetsgruppen fram en kravspecifikation Excel, 117.7 kB. för att leverantörer av tjänster skulle ges möjlighet att fylla i uppgifter om sina lösningar. Därefter gick arbetsgruppen igenom svaren och har kontrollerat uppgifterna vid behov. Syftet var att identifiera vilka lösningar som klarar de funktionella kraven och som därefter kunde gå vidare till det sista steget i utvärderingen.

Vanliga frågor och svar om kravspecifikationen Pdf, 134.5 kB.


Resultat från del 1

Rapporten Pdf, 484.8 kB, öppnas i nytt fönster.
Bilaga 1 Bruttolista leverantörer  Pdf, 155.3 kB, öppnas i nytt fönster.*
Bilaga 2 Kravspecifikation Excel, 117.7 kB, öppnas i nytt fönster.
Bilaga 3 Samverksansmodeller Pdf, 869.6 kB, öppnas i nytt fönster.
Bilaga 4 Möjliga lösningar Pdf, 319.7 kB.

Digital collaboration platform for the public sector Pdf, 529.4 kB.

* Leverantörerna Qbrick samt Meaplus med lösningen SEFOS borde rätteligen ha inkluderats i Bruttolistan

** Leverantören Dream Broker Ltd med lösningen Dream Broker Studio utvärderades inte och borde rätteligen inte ha inkluderats i Bruttolistan. Lösningen Dream Broker One lanseras först under 2022 och var inte tillgänglig för allmänheten när rapporten upprättades.

Del 2

Del 2

I december 2021 startade arbetet med att utvärdera tänkbara lösningar genom omfattande tester för att offentlig sektor ska kunna använda molntjänster i samarbetet med varandra och internt, enligt kravlistan. Vid eSams årsmöte den 29 juni 2022 presenterades slutleveransen från projektet och visades vid en mässa där generaldirektörerna i eSams styrgrupp fick testa de olika lösningarna.

Projektet kommer inte att leverera rekommendationer på produkter eller tjänster,
däremot dokumentation som kan återanvändas för att fatta egna beslut inför en upphandling, utifrån era specifika förutsättningar; Testresultaten inklusive federation, erfarenheter från de genomförda POC-arna och underlag för att kunna identifiera vilka behov som ska ligga till grund för en upphandling. Det handlar bland annat om funktionella krav, informationssäkerhet och hantering av personuppgifter. Dessa publiceras i höst.

Det som finns tillgängligt nu, är en uppdatering av kravspecifikationen Excel, 117.6 kB, öppnas i nytt fönster. och Rekommendationer för att genomföra en PoC. Pdf, 289.8 kB. Kravspecifikation 4.0 har en ny mer lättanvänd design i excel, fler krav, nya kategorier och områden och utgör ett komplement vid upphandling, vid sidan om era egna krav. Aktivera redigeraläget så kan du klicka fram de krav du är intresserad av i de övre fälten.

Del 2

I december 2021 startade arbetet med att utvärdera tänkbara lösningar genom omfattande tester för att offentlig sektor ska kunna använda molntjänster i samarbetet med varandra och internt, enligt kravlistan. Vid eSams årsmöte den 29 juni 2022 presenterades slutleveransen från projektet och visades vid en mässa där generaldirektörerna i eSams styrgrupp fick testa de olika lösningarna.

Projektet kommer inte att leverera rekommendationer på produkter eller tjänster,
däremot dokumentation som kan återanvändas för att fatta egna beslut inför en upphandling, utifrån era specifika förutsättningar; Testresultaten inklusive federation, erfarenheter från de genomförda POC-arna och underlag för att kunna identifiera vilka behov som ska ligga till grund för en upphandling. Det handlar bland annat om funktionella krav, informationssäkerhet och hantering av personuppgifter. Dessa publiceras i höst.

Det som finns tillgängligt nu, är en uppdatering av kravspecifikationen Excel, 117.6 kB, öppnas i nytt fönster. och Rekommendationer för att genomföra en PoC. Pdf, 289.8 kB. Kravspecifikation 4.0 har en ny mer lättanvänd design i excel, fler krav, nya kategorier och områden och utgör ett komplement vid upphandling, vid sidan om era egna krav. Aktivera redigeraläget så kan du klicka fram de krav du är intresserad av i de övre fälten.

Del 3

Del 3

Slutleveransen av projektet digital samarbetsplattform, är nu klar i anslutning till att de återstående tre dokumenten publiceras. De tre produkterna som kompletterar tidigare dokumentation, handlar om det moderna arbetssättet Pdf, 329.3 kB., projektets egna tester av federation mellan olika lösningar Pdf, 1.4 MB. och en promemoria om hur man skapar en strategi Pdf, 607.8 kB. och målbild för arbetet med moderna samarbetslösningar.


Del 3

Slutleveransen av projektet digital samarbetsplattform, är nu klar i anslutning till att de återstående tre dokumenten publiceras. De tre produkterna som kompletterar tidigare dokumentation, handlar om det moderna arbetssättet Pdf, 329.3 kB., projektets egna tester av federation mellan olika lösningar Pdf, 1.4 MB. och en promemoria om hur man skapar en strategi Pdf, 607.8 kB. och målbild för arbetet med moderna samarbetslösningar.