December 2023

Det är en angelägen uppgift för samhället att öka tryggheten och ge skydd åt personer som lever i rädsla på grund av risk att utsättas för brott, förföljelser eller allvarliga trakasserier.

Vid fIera tillfällen har vi berättat om arbetet med att uppdatera dokumentation som ska vara ett stöd för enskilda medarbetare och organisationer som på ett eller annat sätt hanterar skyddade personuppgifter. Skatteverket har uppdaterat sin vägledning och under året har en arbetsgrupp inom eSam arbetat fram en promemoria som kompletterar och på ett djupare plan, beskriver Skatteverkets vägledning.

I promemorian finns praktiskt stöd och konkreta tips för myndigheter i hanteringen av skyddade personuppgifter. Här beskrivs bl.a. vad som kan föranleda att någon behöver få sin identitet skyddad, vilka uppgifter som kan vara skyddsvärda, vanliga missuppfattningar och konkreta exempel där det finns ett avgörande värde i att hantera de här uppgifterna korrekt i myndighetens it-system.

Promemorian kan du läsa på esamverka.se Pdf, 349.2 kB.

Skatteverkets vägledning för offentliga aktörer Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Sverige är ett av fem EU-länder som saknar en myndighetsgemensam digital ingång för privatpersoner, bedömningen är att det skulle vara till stor nytta och nu har eSams styrgrupp beslutat att ta ett första steg.

Under hösten har flera myndigheter tittat närmare på hur fyra andra länder har gjort för att kunna erbjuda privatpersoner en gemensam digital ingång till det offentliga. Alla EU-länder utom fem, har någon form av gemensam digital ingång som de bedömer ger nyttor både för det offentliga och sina medborgare och företag. Arbetsgruppen har intervjuat representanter från Norge, Finland, Tyskland och Ukraina och har fått kännedom om vilka lösningar de har och hur arbetsprocessen sett ut. Vägledning och service i respektive lands digitala ingång varierar, men de har gemensamt att lösningen i sig inte är så omfattande. Med erfarenheterna från den här kartläggningen, beslutade eSams styrgrupp att vi nu tar första steget för att erbjuda privatpersoner en gemensam digital ingång.

Den första versionen blir en väldigt enkel lösning med en översiktlig livshändelsestruktur och huvudsakligen länkar till de olika e-tjänsterna hos myndigheterna i eSam. Tanken är att det ska kunna göras publikt under 2024.

- Vi bedömer att det här, trots sin enkelhet kommer att ge visst värde för både privatpersoner och det offentliga, och hoppas att det öppnar för fortsatt utveckling över tid, berättar färdledare Eric Thorén vid Skatteverket.

Efter analyserna av digitala samarbetsplattformar fortsatte två arbetsgrupper med att analysera HR- och kommuniaktonstjänster. Arbetet har pågått sedan hösten 2022 och nu slutförs analyserna av rekryteringstjänster respektive processen att sända och lagra video.

Arbetet har pågått under namnen hSam och KomSam för att understryka kopplingen till arbetssättet som etablerades i samband med det första arbetet med digital samarbetsplattform för offentlig sektor - dSam. Vi har pratat med färdledarna för de båda grupperna för att höra hur arbetet har gått och vilka reflektioner de kan göra. Lena Höglund på Arbetsförmedlingen, som har lett arbetet i hSam där 11 myndigheter deltagit, berättar:

- Mina förväntningar före uppdraget låg framförallt på samskapande över organisations-gränser, där laget är starkare än jaget. Vi har arbetat både tvärorganisatoriskt och tvärfunktionellt och resultatet av det arbetet har varit kraftfullt och i stora delar över förväntan.

En samverkan på det här sättet föder nya tankar, insikter och idéer. Det som gjorde mest ont i respektive organisation, var själva resan från behov av IT-stöd, till dess det finns på plats. En gemensam reflektion är; Vi pratar inte samma språk. Genom att jobba igenom processen ”från behov till färdig lösning” tillsammans med olika erfarenheter och perspektiv från våra respektive organisationer, i kombination med våra olika kompetenser, gjorde att gruppen kunde komma fram till en överenskommen ståndpunkt.

Utmaningar att få tillgång till arbetande resurser

Lena berättar att det varit svårt att hitta personer som kan arbeta långsiktigt i uppdraget och det har gruppen tagit sig an genom att vara kreativa vad gäller arbetssätt. Till exempel har de försökt undvika fysiska möten som kräver resor och heldagsmöten och istället hållit tempot uppe med korta, effektiva möten med hög frekvens. Alla deltagare har inte behövt vara med varje gång utan sammansättningen har växlat utifrån det som krävs fokus vid varje tillfälle. Detta har varit framgångsrikt. Omvärldshändelser under året har också fått till följd att gruppen behövt göra omtag i vissa delar, t.ex när adekvansbeslutet och den sekretessbrytande reglen i OSL kom i somras. Deltagarna har visat stor lojalitet till uppgiften alla utmaningar till trots, det blev lite som att skjuta på ett rörligt mål men det bidrog också till en intressant dynamik.

Hur kan eSams medlemmar använda resultatet från hSam?

- Vilken myndighet som helst kan ta del av arbetet som är utarbetat som en generisk process där de olika delarna hänger ihop, säjer Lena. I grunden är det klokt att titta på materialet från rekryteringsprocess ut till kraven för att se hur väl det mappar mot hur det ser ut i den egna myndigheten. Det finns en röd tråd från beskrivningen av rekryterings-processen med information som hanteras i den, till informationsklassningen av den informationen, vidare till riskanalysen där resultatet av informationsklassningen styr riskbedömningarna. Därifrån följer sedan säkerhetsåtgärder och kraven. Uppdragets fokus har varit att ta fram det som kallas för icke-funktionella krav med ett primärt fokus på säkerhetskrav.

Digitala tjänster på kommunikationsområdet - KomSam - sända och lagra video

Camilla Persson på Statens tjänstepensionverk har lett arbetet i KomSam och även här representerades sammanlagt 11 myndigheter. Hennes reflektioner på arbetet i stort är att myndigheter i många fall är väldigt lika och det gäller att hitta synergier och kraft i gemensamma frågor. Erfarenheter från andra myndigheter är både inspirerande och lärorikt och det är en klar fördel att jobba gemensamt.

Camilla berättar: - De stora utmaningarna har varit att få ihop tid för arbete och prioritet för alla. Det har också varit svårt med timingen att ha rätt kompetenser vid rätt tidpunkt i arbetet. Med facit i hand hade det behövs mer eftertanke i början av arbetet för att få koll på styrning och prioritet.

Resultatet från arbetet kan användas av kommunikationsavdelningar som använder video i kommunikationen. Dokumenten är ett stöd för att skapa en arbetsprocess och innehåller identifierade risker och tips för arbetet.

Digitala tjänster på kommunikationsområdet - KomSam - sända och lagra video

De som förvaltar webbplatser eller intranät vet vikten av att ha tillgång till korrekt data så att man lägger tid och resurser på att förbättra rätt saker. De flesta myndigheter har lämnat webbanalysverktyg som delar personuppgifter i samband med tredjelandsöverföringar. Ett byte som visat sig utmanande.

Vid temamötet delade en av eSams medlemmar med sig av sina dyrköpta erfarenheter med ett av verktygen på marknaden. Slutsatserna för dem är att det krävs djup teknisk komptens för att veta vad man ska beställa, för att kommunicera med leverantören och även vad som krävs av den egna it-miljön om organisationen vill drifta lösningen själva. Sammanfattat ungefär så här:

• Egen drift var mer komplext än någon först trodde, i allt från drift, till förvaltning och utveckling.
• Det krävdes mer löpande arbete än förväntat, konstant planering, övervakning, fixar, uppdateringar och test.
• Mindre it-störningar ledde till mindre problem, men eftersom det inte var verksamhetskritiskt så blev det nedprioriterat och därmed tappade man statistik under längre perioder.
• Dessutom rådde stor osäkerhet kring den insamlade datans pålitlighet

Lösningen att till slut köra verktyget cookieless, löste en del av problemen men då uppstod nya. Den slutliga lösningen blev att köpa tjänsten av leverantör som sköter allt och myndigheten kan nu lägga tid på analys.

En annan av eSams medlemmar som har helt andra förutsättningar genom en stor it-organisation med stora resurser, berättade om hur de använder samma analysverktyg med framgång:

• En central hantering av plattformsförvaltning har lett till skalbarhet
• Tänkt stort från början
• Har starka resurser på Linuxplattformen där analysverktyget fungerar bra
• Stöd av erfarna utvekclare i den centrala förvaltningen
• Har en väl genomarbetad onboardingprocess med kontrollfrågor där teknik, säkerhet och gdpr-perspektivet ingår.

Systemen ger möjlighet till rullande systemunderhåll och patchningar utan dataförlust. Lastdelning och köhantering ger möjlighet att hantera besökstoppar.

Tankar efteråt och fortsatt arbete

Det var många i mötet som vill fortsätta arbeta tillsammans för att djupa i hur erfarenheterna kan hjälpa fler och se om det finns lösningar för t.ex gemensam drift. Därför kom deltagarna fram till att bilda två grupper som dels sammanställer ett underlag som den juridiska expertgruppen inom eSam kan göra en bedömning, dels undersöka möjligheterna att hjälpas åt med drift. En liten myndighet med få resurser skulle på så sätt kunna effektivisera arbetet för både it-avdelning och kommunikationsavdelning. Grupperna startar arbetet i januari och medlemmar som vill ansluta är välkomna.

Vi ses på nytt 2024!