Nyhetsbrev från eSam

Mars 2023

Den intensiva våren ger frukt

Utanför mitt fönster verkar våren tveka, men sannolikt kommer vi likväl att lika plötsligt som alla år, att befinna oss i juni. För eSams del innebär juni att vi håller årsmöte med beslut om en ny plan av aktiviteter för det kommande gemensamma arbetet. Inom eSam är arbetet helt behovsdrivet varför vi just nu fokuserar på att identifiera medlemsmyndigheternas behov, diskutera möjligheterna till genomförande och inte minst, att prioritera bland alla förslag.

De goda idéerna till samhällsnytta tenderar att vara många då insikten om vad som gör nytta är stor hos medarbetarna i de olika myndigheterna. Alla eSams fasta grupper ägnar sig åt detta just nu och som stöd för resonemangen har vi både de aktiviteter som pågår och de medskick med prioriterade områden som styrgruppen har kommit fram till.

Ett spännande tillägg till nästa års plan kommer från det Hackaton som i skrivande stund pågår i Pensionsmyndighetens regi där många av eSams medlemmar deltar. De tävlande lagen kommer att bidra med en mängd kreativa och spännande idéer till gemensamt arbete!

Fia Ekelöf kanslichef eSam

Temamöte: Cybersäkerhet

Nationellt cybersäkerhetscenter - NCSC- gästade eSam i början av mars med en beskrivning av nuläget i Sverige och världen och gick igenom viktiga frågor som exempelvis vad som gör oss sårbara för cyberattacker och hur Sverige kan göras cybersäkrare tillsammans.

FRA, Försvarsmakten, MSB och Säkerhetspolisen har inrättat ett nationellt cybersäkerhetscenter på uppdrag av regeringen. Arbetet görs i nära samverkan med PTS, Polismyndigheten och FMV. Nationellt cybersäkerhetscenter har uppdraget att stärka Sveriges samlade förmåga att förebygga, upptäcka och hantera cyberhot.

Cyberangrepp från stater mot svenska intressen sker kontinuerligt och blir allt mer avancerade. Även angrepp med rent kriminella motiv pågår ständigt, mot såväl verksamheter som privatpersoner. Genom teknikutveckling och digitalisering blir hoten och sårbarheterna fler vilket gör att informations- och cybersäkerheten i samhället behöver stärkas.

Centret gör det möjligt för de ingående myndigheterna att i högre grad än tidigare agera samordnat samt att dela information och kunskap med varandra. Effekten blir ökad effektivitet i arbetet att möta cyberhoten och en gradvis stärkt förmåga att stödja både offentlig verksamhet och näringsliv.

Presentationen följdes av många frågor från deltagarna, allt från hur samarbetsytor är utformade utifrån juridiska förutsättningar och vad som ingår i incidenthantering till hur samarbetet med CERT-SE (Sveriges nationella CSIRT (Computer Security Incident Response Team)) ser ut. Ett intressant och välbesökt temamöte!

Erfarenhetsutbyte: Pseudonymisering

Vid ett välbesökt möte delade Riksarkivet och Pensionsmyndigheten med sig av erfarenheter och exempel från deras respektive arbeten med pseudonymisering för att bland annat tillgängliggöra data.

I Pensionsmyndigheten används pseudonymisering exempelvis i interna system, vid inloggning gentemot externa aktörer och när underlag ska lämnas över för extern granskning. Vid diskussionstillfället tog deltagarna tillfället i akt att dela erfarenheter av att använda pseudonymisering, till exempel i egna datalager, vid arbetsmiljöenkäter, i samband med arbetspsykologiska tester och vid utlämnande av uppgifter för forskning. Det framkom av diskussionerna att det kan finnas anledning att göra det tydligt när pseudonymisering är lämpligt att använda och vem i organisationen som fattar beslut om att använda pseudonymisering. Arbetet kommer att fortsätta under året.

Nya medlemmar i eSam

Sedan i februari har eSam två nya medlemsmyndigheter, Kemikalieinspektionen och Arbetsmiljöverket som berättar om sina förväntningar på deltagandet i samverkansnätverket.

Kemikalieinspektionen

Kemikalieinspektionen arbetar med att minska risken för att människor och miljö skadas av kemikalier. Vi är en statlig myndighet som kontrollerar att företag följer reglerna för kemiska produkter, bekämpningsmedel och kemikalier i varor. Vi prövar ansökningar om tillstånd för att sälja och använda bekämpningsmedel. För att främja god hälsa och bättre miljö utvecklar vi lagstiftning och andra styrmedel i Sverige, inom EU och internationellt.

Under 2022 tog vi fram en digitaliseringsstrategi. För att genomföra digitaliseringsstrategin inrättades ett programkontor vid GD-stab, som inledde sitt arbete i slutet av 2022. Programkontorets uppgift är att presentera en plan med konkreta åtgärder för genomförandet av Kemikalieinspektionens digitaliseringsstrategi. Planen ska visa hur digitalisering kan bidra till myndighetens vision om en giftfri miljö och myndighetens strategiska mål samt hur arbetet bäst organiseras framåt. På programkontoret arbetar Ingela Andersson och Patrick Lindén.

Patrick Lindén berättar: - Genom vår medverkan i eSam hoppas vi få tillgång till ett organiserat samarbete med andra myndigheter, som också arbetar fokuserat med digitalisering. Vi är en myndighet på knappt 300 medarbetare och vi tror att samverkan med andra är en viktig framgångsfaktor i vår digitalisering. I många fall handlar det om att inte uppfinna hjulet ännu en gång utan snarare att återvinna det arbete som redan är gjort.

- Ett område som vi särskilt har identifierat som viktigt i ett digitaliseringsperspektiv är intern och extern hantering av våra informationsmängder för att hitta rätt information snabbare och skapa en förutsättning för bättre överblick och analys. I detta ingår också att tillgängliggöra mer av vår samlade information externt på ett modernare sätt än idag. Ett annat område är digitaliseringen i det EU-gemensamma arbetet. En stor del av vårt arbete bedrivs inom EU och vi ser ett ökande antal initiativ från EU-kommissionen och myndigheter inom EU avseende gemensamma samarbetsytor som vi behöver anpassa oss till.

Visionen för digitaliseringen är att Kemikalieinspektionen ska fortsätta vara en av Europas främsta myndigheter för förebyggande kemikaliekontroll.

Arbetsmiljöverket

Arbetsmiljöverket är en myndighet som har regeringens och riksdagens uppdrag att se till att lagar om arbetsmiljö och arbetstider följs av företag och organisationer. Alla anställda i Sverige har rätt till en bra arbetsmiljö enligt arbetsmiljölagen. Ingen ska behöva skada sig, bli sjuk eller dö på grund av sitt arbete. Vårt mål är att minska riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetslivet och att förbättra arbetsmiljön ur ett helhetsperspektiv.

Anna Fogelberg Wik berättar: - Vi har under förra året fastställt en digitaliseringsstrategi för myndigheten. Vi ska ta tillvara digitaliseringens möjligheter och genom detta vidareutveckla och effektivisera verksamheten, för att nå våra mål och lyckas med vårt uppdrag där ingen blir sjuk, skadas eller dör av jobbet. Strategin har tre perspektiv – optimera arbetssätt, kommunikation och stöd samt datadrivna tjänster och arbetssätt inkl AI. Under varje perspektiv har vi ett eller flera pågående projekt.

I planeringen för 2023 är digitalisering en av gd´s prioriteringar. För att vi ännu bättre ska kunna driva, leda och stötta verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering startade vi en digitaliseringsenhet. Parallellt pågår ett arbete med att bygga upp en avdelning för verksamhetsskydd och lokaler som bland annat ska arbeta med informationssäkerhet.

Arbetsmiljöverket är en mellanstor myndighet. Genom medlemskapet i eSam ser vi fram emot att kunna ta del av flera andra myndigheters samlade erfarenheter och självklart även att få bidra med våra erfarenheter och kompetenser. Vi ser redan att vi har nytta av vårt medlemskap tex kommande möte kring AI-baserade chattbotar och om chattbot på sikt kan användas i vår process för allmänna frågor.

Gemensamt arbete med omvärldsanalys

eSam bedriver ett arbete med samverkan kring omvärldsbevakning och omvärldsanalys. Arbetsgruppen utbyter erfarenheter och har ett särskilt fokus på trender som berör myndigheterna inom digitaliseringsområdet.

Inför mötet i eSams styrgrupp i februari tog gruppen fram ett PM[2] som beskriver trender inom digitaliseringsområdet som bedöms röra myndigheter i allmänhet. PMet blev ett underlag till en strategisk diskussion kring prioriterade områden för eSams verksamhet. En slutsats var att myndigheternas analyser på digitaliseringsområdet är likartade och resulterar i samma slutsatser. Det finns därför anledning till samarbete.

eSams styrgrupp ser att förutsättningarna för hur myndigheternas digitaliseringsarbete bör bedrivas, kommer att förändras. Det pågår mycket arbete såväl internationellt och nationellt genom förändringar på policynivån som myndigheterna behöver förhålla sig till. Det finns även mer konkreta leveranser, t.ex. inom den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen ENA, som skapar nya möjligheter för myndigheterna. Det saknas en överblick över vilka förändrade förutsättningar som är på gång. Styrgruppen vill därför att eSam tar fram en roadmap och en målbild som beskriver hur det ser ut när alla förändringar har uppnåtts.

Mot ovanstående bakgrund startar ett uppdrag inom omvärldsbevakning och analys i två delar med anknytning till varandra och som behöver olika arbetssätt och resulterar i olika slutprodukter. Delarna är

  • omvärldsanalys som berör identifiering av trender inom digitaliseringsområdet, som myndigheterna behöver förhålla sig till
  • förtydliga förändringar i förutsättningar som påverkar myndigheterna på digitaliseringsområdet de närmaste åren.

Uppdraget leds av Anders Schager från Skatteverket i den del som avser omvärldsanalys och resurssätts nu via eSams samordningsgrupp omvärldsbevakningsgruppen.

[1] Skatteverket, Bolagsverket, Digg, Trafikverket, Arbetsförmedlingen, Kronofogden, Pensionsmyndigheten, Kriminalvården, Försäkringskassan, Polisen, SPV och ESV

[2] Trendanalysen Pdf, 184.9 kB.

Hackaton 29-31 mars - vi har ett resultat!

Fredag eftermiddag den sista dagen i mars, presenterade Pensionsmyndighetens vikarierande generaldirektör Kajsa Möller, CIO Bengt Blomberg och chefen för AI, Ishtar Touailat finalisterna och segrarna i årets Hackaton.

Hela 24 lag har deltagit i årets Hackaton och 23 av dem gick i mål med sina bidrag. - Det är ett otroligt bra resultat, säjer projektledaren för Hackaton, Ishtar Touailat. Kvaliteten är hög och idéerna för att förbättra, effektivisera och innovera har imponerat på juryn.

Finalisterna var lagen D.A.R.Y.L., #stopbullshitting och MeaningMakers med deltagare från flera myndigheter som har samverkat över myndighetsgränserna för att hitta möjliga lösningar på utmaningar.

- Lagen tänker verkligen samhällsnytta och samverkan och det är imponerande, säjer en av jurymedlemmarna Daniel O Andersson från Pensionsmyndigheten.

Det är otroligt hög nivå på förslagen och samhällsnyttan är en gemensam nämnare.

Årets vinnare är...

D.A.R.Y.L. Ett AI-gym för privatpersoner och företag som söker svar på en fråga från myndigheter. Alla vill slippa myndighetssafari och vara projektledare i sina ärenden eller vara kurir och lämna sina uppgifter flera gånger. AI-gymmet kan vara en träningsarea för myndighetshubben som skrapar myndighetsinformation från en mängd myndighetssidor och kan leda frågeställaren till rätt myndighet. Gymmet kan kombinera flera AI-lösningar med sökmororer, översättningsfunktioner och hålla koll på bias t.ex. Alla myndigheter kan vara en ingång i ett samarbete som D.A.R.Y.L.

Juryn säjer grattis till vinnarlaget! Detta ligger också i linje med en av inriktningarna som eSams styrgrupp har kommit fram till.

Finalisterna utöver vinnaren

2:a plats: #stopbullshitting har en idé om att öka jämställdheten och vill markera att det är dags att sluta prata om att vi är jämställda. Människor i världen förlorar sina rättigheter i en oroande utveckling. Detta sker även i Sverige, diskriminering sker på många sätt.

Modellen EQVLizer ska ge bättre resultat genom att markera jämställdhetsladdade ord och normativ kommunikation genom att se till att texten, årsredovisningen eller webbplatsen är jämställd.

3:e plats: MeaningMakers är ett förslag på en metod för att skapa mening och kunskap genom AI och textanalys. Två provpiloter: begreppslista och momsbot. Utmaningarna är att det finns olika uppfattningar om vad begrepp betyder, det finns otillräcklig och ostrukturerad dokumentation och det råder därför begreppsförvirring och osäkerhet. Metoden hjälper till att skapa ordning. En språkmodell som t.ex chatGPT visar i en akademisk artikel att skrivbordsjobb blir 37% effektivare. Istället för att göra på det traditionella sättet att arbeta manuellt, kan AI-metoden göra automatiska urval, skapa ordnätverk och formulera förslag på definitioner i en begreppslista. Resultatet för momsfrågor har i testerna visat sig vara mycket goda.

Nyttan är att metoden ger 50% tidsbesparing på begreppslista och 75% effektivare i komplexa frågor. Det blir roligare på jobbet! För kunderna skulle det ge en tydlig och trovärdig kommunikation och en högre rättssäkerhet.

Den digitala arbetsplatsen bör ges samma omsorg som den fysiska

Trots att projektet digital samarbetsplattform (dSam) är avslutat finns det många aktörer som vill fortsätta samverka med andra aktörer och ta del av vad de gör på det här området.

Att intresset och behovet är stort visar inte minst deltagarantalet på de två temamöten som nyligen gått av stapeln. 550 deltagare både från eSams medlemmar och övrig offentlig sektor fick ta del av presentationer från myndigheter, region och kommun. Exempelvis om hur tekniken nu skapar nya möjligheter till arbetssätt, hur den digitala arbetsplatsen bör ges samma omsorg som den fysiska, utmaningar med att jämföra olika lösningars kostnader, hur information ska kunna delas mellan aktörer på gemensamma ytor samt vilka krav som måste ställas på teknik som ska fungera även vid olika typer av samhällskriser eller lokala incidenter.

Det finns ett stort behov av att lyssna på hur andra gör och det sker en stor förflyttning inom offentlig sektor på området. Myndighetssamverkan bevisades som exempel under temamötena då streamingstjänsten som sände mötet, lånades från Statens Servicecenter och kördes av Försäkringskassan - samverkan när den är som bäst!

Vi välkomnar Erik Enocksson till eSams kansli

Den 3 april är eSams ansvarige för säkerhetsfrågorna på plats på kansliet. Erik kommer närmast från en roll som enterprise-arkitekt på Trafikverket.

Erik har redan varit involverad i en mängd arbeten inom ramen för det som eSams medlemmar arbetar med, t.ex som en av projektmedlemmarna i projektet digital samarbetsplattform, teknikgruppen och molngruppen. På Trafikverket har han ägnat sig åt programmet Argos (modernisera IT, arkitektur och arbetssätt) och nyetablering av Enterprise Arkitektur-rollen.

Erik berättar: - En månad innan jag slutar etablerades en ny avdelning som konsekvens för att bättre belysa arkitekturfrågor i IT ledning. Den nya avdelningen och program Argos skall modernisera Trafikverkets förmåga att möta affärsstrategi bättre genom IT. Helt enkelt hur hjälper IT myndigheten bäst? Detta arbete görs i stor spännande skugga av ett kommande statligt IT driftsuppdrag (SITSSAM).

- Jag är väldigt tacksam att Trafikverket varit så generösa att dom lånat ut mig till eSam på 50 % under långa stunder. Personligen har det stärkt min övertygelse att myndighetssamverkan väldigt ofta bättre löser även myndighetens ”lokala” problem i vardagen. Även om det inneburit två heltidstjänster stundtals för mig (inte bara 50-50) så har jag växt enormt som person. Klivet över till säkerhetsfrågorna inom eSam skall nu bli väldigt spännande. Utan att kunna avslöja något verkar det också komma andra stora spännande frågor på mitt bord redan från start.

Nyfiken på Migrationsverkets största digitala utvecklingsprojekt?

Projekt DITT – digital transformation tillstånd – tar ett helhetsgrepp om olika delar i Migrationsverkets digitaliseringsresa och ska bana väg för den fortsatta utvecklingen mot en mer modern och effektiv myndighet. Nu kan du få en inblick i arbetet och några av de erfarenheter vi har gjort så här långt.

I webbsändningen möter du projektmedarbetare som berättar om…

  • Arbetet med en långsiktigt hållbar arkitektur i en snabbrörlig och digital värld
  • Win, win, win – behovsdriven utveckling av tjänster i myndighetssamverkan
  • Kompetens och digital transformation – så arbetar vi för att skapa
    rätt förutsättningar

Låter det intressant? Ingen anmälan behövs, länken till mötet Länk till annan webbplats.

Varmt välkommen, hälsar

Fredrik Beijer
Biträdande direktör för Digitaliserings- och utvecklingsavdelningen,
Migrationsverket

Fakta

Med en budget på omkring 170 miljoner kronor och närmare 200 medarbetare i arbetet är DITT Migrationsverkets största utvecklingsprojekt. Det startade i januari 2022 och pågår fram till december 2023. Projektet har en central roll i arbetet med myndighetens digitala transformation och är EU-finansierat via Asyl- migrations- och integrationsfonden, AMIF.

Innehållsförteckning

Fler nyhetsbrev

April 2024

AI, AI, AI... å ena sidan möjligheter, å andra sidan utmaningar
Inom eSam har vi kartlagt några medlemmars tänkta behov av AI-lösningar för att få en bättre bild av det samlade behovet. Vi ser att i takt med att kunskapen om tekniken ökar, blir behoven fler och delvis annorlunda, samtidigt som potentialen bedö...

Mars 2024

Att åstadkomma mer för mindre, på kortare tid
Ett hackaton kan vara ett sätt att kickstarta en effektivare utveckling av samhällsnyttiga lösningar eller ge liv åt en tanke om en effektivare verksamhet. I årets upplaga av eSams hackaton deltog inte mindre än 30 myndigheter i lag över myndighet...