Februari 2024

På eSams Hackaton 2022 var en av alla kloka idéer att skapa en myndighetsgemensam Gig-plattform för staten i syfte att underlätta kompetensförsörjning för kortare ”gig” som behöver resurssättas och samtidigt skapa möjligheter till lärande och utveckling för individen.

På sikt skulle det kunna generera en resultatmässigt bättre och effektivare samverkan mellan myndigheter. Skatteverket och Arbetsförmedlingen drev arbetet och etablerade även en styrgrupp för att lotsa arbetet i mål. Ulrika Lindhoff Skatteverket, var projektledare för initiativet och för henne fanns flera vinster med att driva ett arbete om kompetensförsörjning i samverkan mellan flera myndigheter:

- Staten står inför stora utmaningar när det gäller kompetensförsörjning. Vi behöver testa nya lösningar och arbetssätt och vi behöver göra det tillsammans.

”Giggi”, som projektet kom att kallas, skulle omsätta kreativa idéer från ett kort hackaton-arbete, i praktisk förändring. Ett sådant innovationsinitiativ förutsätter ett agilt arbetssätt vilket dessutom skulle göras i samverkan mellan flera myndigheter. Christina Gellerbrant Hagberg, Arbetsgivarverket, deltog i styrgruppen för projektet och berättar:

- Det handlade om en liten försöksverksamhet för att testa vad som skulle kunna fungera. Att testa är en utmärkt metod ur flera perspektiv, det är snabbt, effektivt och det gäller givetvis även samverkan mellan myndigheter.

Projektet stötte emellertid på patrull och trots stort engagemang och vilja så kunde projektet inte nå sina målsättningar. Några förutsättningar saknades för att genomföra det planerade testet, bland annat kunde man inte lösa en effektiv och legal hantering av personuppgifter. I början av 2024 beslutade styrgruppen att projektet skulle avslutas.

Anita Mårtensson Halilovic på Skatteverket var projektstyrgruppens ordförande:

- Det finns en enorm potential och tydliga synergier när vi slår ihop våra kreativa hjärnor i myndighetsövergripande arbets- och styrgrupper. En lärdom av det här arbetet är att även när det finns ett stort intresse och engagemang för att samverka kring ett initiativ, så stupar vi ibland på att vissa gemensamma förutsättningsskapande delar inte finns på plats.

Projektet är avslutat men lärdomarna av arbetet kommer att tas vidare. I arbetet med ”Giggi” identifierades flera områden som gjorde det svårt att samverka. De har nu sammanställts i en slutrapport som kan användas i myndighetssamverkan om vad som behövs för att vi ska bli bättre på att genomföra den här typen av projekt.

- Jag tror att det kan vara viktigt att man från myndigheters sida bestämmer sig för att verkligen se ”vilka möjligheter finns att lösa en uppgift på ett nytt sätt” och i det kan ligga att göra andra bedömningar, tolkningar, kanske t.o.m. ompröva hur man gjort tidigare, säger Christina.

Erfarenheterna från ”Giggi” kommer även att lyftas i eSams utvecklingsforum, som ansvarar för att samordna eSams utvecklingsinitiativ och som även är mottagare av resultaten från eSams hackaton.

- Jag tänker att vi kan föda in lärdomarna från Giggi och framförallt insikterna om vilka generella förutsättningar som kan behöva finnas på plats kopplat till olika typer av innovationsinitiativ, säger Anita som även deltar i eSams utvecklingsforum. - Det kan hjälpa oss att undvika missförstånd, energitjuvar och att behöva avbryta insatser en bit in i arbetet.

För Ulrikas del har arbetet varit spännande och utmanande, hon hoppas det kan inspirera till fler samverkansinitiativ.

- Den stora viljan och det engagemang som finns för både utveckling av statlig verksamhet och samverkan kring det är inspirerande! Det har också varit tydligt att vi behöver utveckla förutsättningarna för samverkan. Det är oerhört viktigt att vi alla bidrar till det.

Livesändningar och förinspelad video är vanliga kanaler för kommunikationsverksamheter, de tillhandahålls i tjänster som lagrar och hanterar information. Arbetet i initiativet KomSam väckte en medvetenhet om flera säkerhetsaspekter som är bra att ha koll på.

De myndighetsgemensamma diskussionerna i KomSam - samverkan kring kommunikationstjänster i molnet - gav insikter hur viktigt det är att alla har en medvetenhet om säkerhet, inte bara under kravställningen vid upphandling av en tjänst. Camilla Persson, färdledare från Statens tjänstepensionsverk, berättar:

- Många åtgärder som identifierades under arbetet handlade om administrativa rutiner hos de som använder tjänsten, vanligen kommunikatörerna. Det kan vara bra att påminna varandra om hanteringen av uppgifter i en tjänst och ha bra checklistor eller rutiner eftersom allt inte går att förebygga i den tjänst som används.

Insikter om att sända och lagra video:

• Värdera innehållet innan du sänder via din tjänst – vem ska prata och vilket innehåll är det. Ibland kräver innehållet i en föreläsning en säkrare hantering, än vad tjänsten initialt var till för.
  
• Om det värsta händer, att någon tar över din sändning, skickar in olämpligt material i chatten eller förvränger ditt material; Ta reda på hur du hanterar det eller i största möjliga mån förebygger att det händer.
  
• Tar du in anmälningar och information om deltagarna i förväg för att målgruppsanpassa din sändning? Tänk på att samlad information om en grupp människor, kan bli mer känslig än samma information om en enskild person.

• Var uppmärksam på om din tjänst uppgraderas med nya funktioner. Den nya funktionen kan vara inbyggd i befintligt verktyg, men också använda en underliggande programvara eller behandla ytterligare information.

• Se till att platsen där du sparar och delar länkar till inspelat material är behörighetsstyrt och har loggar över vem som är inne och gör arbete. Då kan du minimera risken för manipulation av den inspelade videon.

Arbetsgruppen har även tagit fram en checklista som stöd vid sändningar. Den allra största risken som gruppen har identifierat, är risken för att information som har godkänts för att hanteras i molntjänsten tappas bort över tid. Personalomsättning och korta deadlines ökar risken för sänkt medvetenhet om säkerheten.

Stödmaterial

KomSams arbete har handlat om processen lagra och sända video via en molntjänst.

Arbetsgruppen har levererat en processbeskrivning, informationsklassning, en riskanalys med åtgärder samt en bas av icke-funktionella krav som kan återanvändas helt eller delvis. Dessutom den ovan nämnda checklistan vid sändning av video.

När lagar och regler i allt högre utsträckning ska implementeras i helt digitala processer, behöver offentlig sektor kunna göra det på ett sätt som är möjligt att digitalisera fullt ut.

I eSams promemoria Digitaliserbar lagstiftning beskrivs det vida begreppet digitaliserbar lagstiftning som ofta används som ett samlingsbegrepp för både utformning av rättsregler för att underlätta digitalisering och tillvägagångssätt för att digitalisera rättsregler.

Digitaliserbar lagstiftning är högaktuellt både i Sverige och internationellt och det finns potentiellt stora vinster både för myndigheter och externa aktörer. Till exempel kan myndigheterna implementera lagstiftningen i interna system och i e-tjänster genom att digitalisera rättsreglerna, men också tillhandahålla rättsreglerna som exempelvis regelfiler till externa aktörer.

På temamötet den 8 februari, berättade Fredrik Ivarsson och Ida Wejkner från Försäkringskassan, hur de använt Catala som är ett franskt domänspecifikt programmeringsspråk under utveckling, skapat för att implementera lagtext dvs. skapa datorprogram som e-tjänster eller automatiserade interna system, utifrån lagtext.

Tomas Algotsson från Skatteverket berättade om sitt arbete med programmerbar lagstiftning, där rättsregler görs maskinläsbara med hjälp av ett särskilt framtaget verktyg och därmed kan göras tillgängliga i kundernas affärssystem. Det ställdes många bra frågor från deltagarna, till exempel väcktes frågan om det med hjälp av Catala eller liknade verktyg, skulle vara möjligt att i redan i remissförfarandet testa om föreslagen lagstiftning är möjlig att digitalisera.

Promemorian Digitaliserbar lagstiftning Pdf, 719.5 kB.

AI-förordningen som förhandlats fram i EU, skapar nya möjligheter genom att införa krav på AI-regulatoriska sandlådor.

Syftet med AI-förordningen är att harmonisera reglerna för AI inom EU. Den har ett riskbaserat angreppsätt för att skapa en strukturerad uppdelning mellan olika typer av AI-system och deras användning. Vissa är förbjudna medan andra är tillåtna med restriktioner och krav i form av bl.a. tillsyn och registrering hos ansvarig myndighet. Förordningen som väntas beslutas under våren 2024, kommer att få en stor betydelse för myndigheters AI-användning.

Vi startar nu ett uppdrag för att genomföra en pilot i enlighet med AI-förordningens krav. Genomförandet av en pilot av en AI-regulatorisk sandlåda kan

• förbereda Sverige och offentlig förvaltning på AI-förordningen,
• möjliggöra att AI-regulatoriska sandlådor är användbara från AI-förordningens tillämpningsdatum,
• främja svenska intressen i EU,
• preventivt och gemensamt utvärdera/utveckla att ett AI-system är i enlighet med AI-förordningen och
• ge en fördjupad kunskap gällande AI-förordningen.

Arbetet inleds med en mindre arbetsgrupp med deltagare från Bolagsverket, Skatteverket, Arbetsförmedlingen och Integritetsskyddsmyndigheten. Ambitionen är att under arbetets gång kunna genomföra flera iterationer med bedömning av AI-system.

Inspiration till arbetet har kommit från många andra EU-länders ansträngningar att göra det lätt för privatpersoner att hitta rätt i ”myndighetsdjungeln”.

I november 2023 fattade eSams styrgrupp beslut om att realisera det första steget i en gemensam digital ingång för privatpersoner. Det ska ses som ett sätt att leverera ett första steg mot visionen i Jag i Sverige.

Arbetetsgruppen är nu igång med representanter från Försäkringskassan, Kronofogden, Statens Servicecenter och Skatteverket, med stöd från eSams kansli. Den övergripande strukturen tas fram under februari - det första steget - t.ex behöver gruppen landa i huruvida strukturen ska utgå från livshändelser eller teman. Den första versionen kommer att vara en enkel länksamling till myndigheternas landningssidor för information och digitala tjänster.

I början av mars skickar arbetsgruppen ut en förfrågan till eSams medlemmar om att identifiera och koppla sina respektive sidor utifrån den beslutade strukturen. Därefter påbörjas arbetet med att ta fram själva ingången. Initiativet planerar att ha en första version klar till sommaren 2024.

Samhällsutvecklingen går fort och alla aktörer behöver bli bättre på att förstå framtiden för att stärka förmågan till omställning vid ändrade förutsättningar.

40 procent av svenska myndigheter bedriver ett strukturerat arbete med omvärldsanalys, trots det är bedömningen att samverkan mellan myndigheterna är låg och begynnande. Intresset för att arbeta med myndighetsgemensam omvärldsanalys har däremot ökat påtagligt det senaste året vilket bland annat resulterat i eSams rapport Trender som påverkar digitaliseringen av offentlig förvaltning.

eSams omvärldsanalys har ett tidsperspektiv på 10 år och frågeställningen som ligger till grund för analysen är; Vilka trender i omvärlden kommer att ha störst påverkan på digitaliseringen av offentlig förvaltning fram till år 2034?

- Vi har identifierat 9 trender som påverkar myndigheters digitaliseringsarbete de närmaste 10 åren, berättar Anders Schager på Skatteverket, som hållit samman arbetet med analysen:

• Generativ AI lyfter automatiseringen till helt nya nivåer
• Kompetensförsörjning blir alltmer utmanande och komplex
• Krav på ökat tryck mot den organiserade brottsligheten
• Ett alltmer förvärrat säkerhetsläge
• Ökade förväntningar på service och enkelhet
• Den svenska befolkningen lever allt längre
• Relevanta och tillgängliga data – vår tids och framtids mest värdefulla tillgång
• Samarbeten och samverkan tar större plats i samhället
• En ökande reglering av det digitala samhället

Rapporten är ett underlag till eSams verksamhetsplaneringsprocess för 2024/2025 men kan även användas i enskilda myndigheters strategiska arbete eller som grund i den löpande omvärldsbevakningen. En arbetsgrupp med i huvudsak åtta deltagare från sju myndigheter har tagit fram rapporten och har bl.a haft två större workshops som ett viktigt bidrag till innehållet.

Användningsområdet är brett, allt från att inspirera till strategiska diskussioner till förslag för djupare analyser eller scenarioplanering inom några av trenderna. Omfattningen och den breda ansatsen i analysen syftar till en mångsidig användning.

Anders Schager avslutar: - Oavsett hur rapporten används, rekommenderas ett strukturerat angreppssätt för att ta till sig hela eller delar av innehållet, gärna sammanhållet av en person eller grupp inom organisationen. Sist i rapporten finns därför olika metodförslag som kan ge ett stöd till det arbetet.

Rapporten Trender som påverkar digitaliseringen av offentlig förvaltning. Pdf, 2.3 MB.

En mer automatiserad hantering skulle ge betydande nyttor för såväl kommuner som myndigheter i form av bland annat ökad effektivitet och kvalitet.

Insamling av uppgifter mellan myndigheter och kommuner sker i stor utsträckning via webbenkäter eller officeformat, exempelvis excel. Myndigheternas behov av data från kommunerna har de senaste åren ökat med cirka 200 insamlingar per år. En mer automatiserad hantering skulle ge betydande nyttor för såväl kommuner som myndigheter i form av ökad effektivitet och kvalitet, aktualitet i data samt möjligheter till sekundäranvändning av insamlad data.

eSams initiativ för datadriven automatisering mellan kommuner och myndigheter har analyserat uppgiftslämnandet mellan kommuner och myndigheter. Huvudsyftet har varit att identifiera konkreta dataflöden som kan utvecklas mot en datadriven automatisering. Arbetet har varit ett samarbete mellan eSam, SKR och Dataverkstaden Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. och redovisas i rapporten Datariven automatisering mellan kommuner och myndigheter.

Skolverket och SCB har två konkreta initiativ som startar under våren 2024. De syftar båda till att etablera en datadriven automatisering för insamling av vissa uppgifter.

Arbetet fortsätter under våren i samarbete mellan eSam, Dataverkstaden och SKR där fokus är att identifiera fler genomförbara, konkreta initiativ samt att stötta aktörerna för att uppnå en mer samlad och effektiv hantering.

Rapporten Datadriven automatisering mellan kommuner och myndigheter. Pdf, 303.9 kB.

Myndigheterna bestämmer själva när de omfattas av förordningen. Det är inte förrän systemet använts på marknaden eller tas i bruk, som förordningen gäller.

Intresset var stort när eSam den 27 februari bjöd in till ett temamöte om AI-förordningen. David Magård från Skolverket presenterade bl.a. vilka aktörer förordningen kommer att omfatta och förordningens riskbaserade angreppsätt, som syftar till att skapa en strukturerad uppdelning mellan olika typer av AI-system. Det kommer att finnas regler om s.k. regulatoriska sandlådor för test av system under verkliga förhållanden innan de släpps ut på marknaden (läs mer om det i artikeln ovan). Förordningen har också regler om sanktioner, med höga bötesnivåer.

Några medskick från David:

• Regleringen är i huvudsak en dokumentera, registrera och visa upp-reglering – vi kan detta men det kommer krävas mer resurser.
• Det är rimligt att näringslivet kommer att fokusera på systemet som inte är högrisk, vilket kan innebära att offentlig sektor behöver utveckla mer själva. Open source och den förvaltningsgemensamma infrastrukturen blir då viktigare.
• Myndigheterna bestämmer själva när de omfattas av förordningen. Det är inte förrän systemet använts på marknaden eller tas i bruk, som förordningen gäller.
• Förbered verksamheten och delta i eSams aktiviteter.